Så formuleras regler för distansarbete bäst

Före pandemin var arbete hemifrån vanligtvis en tillfällig förmån för vissa – nu funderar många arbetsgivare på hur distansarbete kan bli en återkommande lösning för fler.  Almegas arbetsmiljöexpert ger tips till den som är på väg att sätta spelreglerna på pränt.

Hur vanligt det kommer att bli att företag låter sina medarbetare arbeta hemifrån – helt eller delvis – efter pandemin går ännu inte att säga, men att det är fler som funderar över möjligheterna står redan klart.

– Det är många som vill bli en mer flexibel arbetsgivare genom att erbjuda möjlighet att hemifrån då och då i större utsträckning, även efter Corona, säger Almegas arbetsmiljöexpert Maria Morberg. Just nu får hon många frågor kring detta och hur man kan formulera policys kring distansarbete.

– Mitt första råd är att definiera vad just ni menar med distansarbete och vilken slags policy som ska formuleras. Behöver ni en policy kring permanent distansarbete? Eller är det en policy om den flexibla arbetsplatsen, där att arbeta hemma är något som sker temporärt och mer som en förmån? Eller ska policyn handla om distansarbetet under pandemin?

När företagets hållning sedan ska formuleras i skrift kan det vara värt att påminna sig om att låta olika dokument ha olika syften:

– Ord som policy och riktlinje används ofta i samma andetag, men det finns en poäng med att hålla isär begreppen. En policy ska beskriva företagets övergripande hållning i en fråga – det vill säga mot vilket mål vi strävar och hur vi tänker oss att vi ska komma dit. Riktlinjer tar avstamp i policyn och konkretiserar hur en arbetsplats är tänkt att fungera i praktiken, det kan finnas skillnader beroende på om det handlar om tillfälligt distansarbete eller mer permanent arbete i hemmet. I det förstnämnda fallet kan en av riktlinjerna vara att alltid stämma av med närmsta chef innan hemarbete sker och i det sistnämnda fallet kan det till exempel behövas definierade tider för återkommande möten.

Det är viktigt att få med arbetsmiljöombud eller skyddsombud i arbetet när policy och riktlinjer för distansarbete ska formuleras:

– Det finns ett lagkrav på samverkan, men det bidrar också till engagemanget och sannolikheten att de tas emot på ett bra sätt av medarbetarna, säger Maria Morberg och understryker att policy och riktlinjer ska ses som levande dokument, som ska följas upp regelbundet.

Tre steg för att skapa en bra policy för distansarbete

1. Börja med att definiera vilken slags policy som ska formuleras: är det en policy för det läge som råder under pandemin, en policy för distansarbete som sker då och då, som förmån för arbetstagaren, eller är det en policy för en framtid där distansarbete blir en permanent lösning?

2. Se till att policyn formuleras kort och koncist. En policy ska visa på riktning och övergripande hållning. Följ upp policyn med riktlinjer som mer detaljerat beskriver hur policyn ska efterlevas och hur arbetet ska bedrivas.

3. Håll dokumenten levande. Se till att de frågorna som besvaras i policy och riktlinjer ställs gång på gång. Det som känns rätt i dag, kan stå i nytt ljus om sex månader. Genom att hålla igång frågor om arbetsmiljö kan en policy fungera som stöd i det dagliga arbetet.