Vårt nya arbetsliv

Hybridarbete, driftsenhet och ”workation” är just nu de mest aktuella arbetsrättsliga frågorna – enligt Almegas arbetsrättsjurist Nils Bergh. Han ser ett skifte där distansarbetet bara är en början på en mer flytande arbetsplats. Förändringar som kommer att påverka arbetsrätten.

En  vanlig fråga som fortfarande är aktuell är distansarbete. Kan vi beordra och bestämma att vi ska ha en hybridlösning tills vidare? Efter att ha haft en specialsituation där staten sagt åt oss att jobba hemifrån fick vi komma tillbaka till kontoren och med erfarenheterna av distansarbete började företagen av verksamhetsskäl att besluta om hybridarbete. Och det finns det förstås olika juridiska frågor kring.

En annan vanlig fråga gäller ”workation” – som innebär arbete på distans utomlands på medarbetarens initiativ, till skillnad från utstationering som arbetsgivaren initierar. Sådan ”workation” kan medföra ett antal frågeställningar kopplade till socialförsäkringssystemet.

Hybridarbetet är av allt att döma, oavsett pandemipåverkan, här för att stanna. Och det väcker arbetsrättsliga frågor. I grund och botten är det anställnings­avtalet som styr – vad som är överenskommet gällande var arbetet ska utföras. Vill man utifrån verksamhetens behov göra förändringar, görs det enklast genom en ny överenskommelse med medarbetaren. Jag kan då rekommendera Almegas tilläggsavtal om distansarbete i vår digitala kunskapsbank Arbetsgivarguiden.

Gällande ”workation” uppmuntrar vi arbetsgivaren att se över förutsättningar och risker och gärna ta en dialog med oss. I sammanhanget kan det uppmärksammas att Almega är med i det internationella nätverket Ius laboris och kan förmedla kontakter för arbetsrättsliga tjänster i utlandet.

Framtidsspaningen är att hybridarbetet kommer fortsätta att utvecklas, i nya former och med nya frågeställningar. Coworkingytor och touch down areas får större betydelse. Nyprojektering av bostadsrätter inbegriper föreningsgemensamma arbetsplatser snarare än festlokaler. Och arbetsgivare kommer att dela de kontor som finns kvar med varandra. Arbetsplatsen blir på det här sättet alltmer flytande och inte bara en fråga om kontoret alternativt hemmet. Arbetsveckan kan till exempel vara fördelad på hemmet måndag och tisdag, coworkingyta på onsdag, kontoret på torsdag och café med ”walk and talks” på fredag. Kontorets viktigaste funktion kanske därmed övergår till att vara en symbol för företaget: en flagga i marken. Detta medför i sin tur att kontoret inte nödvändigtvis behöver ha så stor yta.

Arbetsmiljön kan därmed bli en utmaning. Vi har redan sett att hemarbetet medför att cheferna behöver hantera arbetsmiljöansvaret på ett delvis nytt sätt. Det behövs ett nytt förhållningssätt när de alltmer sällan träffar sina medarbetare fysiskt och inte har möjlighet att överblicka arbetsplatsen på samma sätt som i kontorsmiljön. När arbetsplatsen blir en mix av hemmet, kontoret, parken och andra platser kommer vi troligtvis behöva hantera arbetsmiljön ännu mer kopplad till individen. Medarbetaren måste på det sättet ”ha arbetsmiljön med sig” när den rör sig.

Det nya arbetssättet väcker också säkerhetsfrågor kring hur vi hanterar företagshemligheter. Och hur mäter vi arbetstid och prestation? Framtiden innebär mer frihet under ansvar och då finns också ökad risk för att förtroendet missbrukas. Vi går från det gamla brukssamhället där arbetsgivaren kunde se vad medarbetarna gjorde vid det löpande bandet, till eget arbete under eget ansvar där arbetsgivaren mer sällan träffar sina medarbetare rent fysiskt. Det är ett skifte – en ny situation som de arbetsrättsliga regelverken tillämpas i förhållande till.

Distansarbete har varit dominerande bland arbetsmiljöfrågorna från Almegas medlems­företag. Men efter att ha levt med och anpassat oss efter pandemin under en lång tid är det igen stor spännvidd på funderingarna.

Vår arbetsmiljöexpert Maria Morberg svarar på vad som är aktuellt just nu, ger råd och spanar in i framtiden.

Frågor kring skyddsombud upptar en stor del av min tid som rådgivare just nu. De kan handla om att arbetsgivaren vill ha ett skyddsombud, men att ingen vill axla rollen och vad man ska göra då. De kan också handla om vilka rättigheter man har om ett regionalt skyddsombud kommer på besök, eller vad man ska göra vid hot om begäran av åtgärd från Arbetsmiljöverket. Eller vad som gäller om ett skyddsombud kräver att ta del av känslig information om medarbetare.

Ansvarsfrågor gällande arbetsmiljön är också vanliga, och då handlar det inte längre om vad medarbetaren har för bord och stol när den arbetar hemifrån. Det har de flesta fått kläm på nu. I stället kan det handla om fördelning av arbetsmiljöuppgifter, vem som har ansvar för den specifika lokal där medarbetaren arbetar, och vem som har straff­ansvaret om det händer en olycka. Företag är inte heller organiserade som förr i tiden utan kan ha chefer i olika länder och bolag med flera organisationsnummer, och detta kan komplicera ansvarsfrågan ytterligare.

Hybridarbete är en fortsatt svår nöt att knäcka, och många testar sig fram gällande vilken lösning som passar bäst på arbetsplatsen. I början ville många komma tillbaka till kontoret, men nu har man blivit så bekväm med att arbeta hemifrån att en del arbetsgivare kämpar med att få in sina medarbetare. Att ha koll på hur medarbetarna mår när man inte träffas i korridoren och att se till att de inte arbetar för mycket och sena kvällar är fortsatt en aktuell arbetsmiljöfråga.

Arbetsgivare behöver orka hålla i det långsiktiga tänket nu, för att behålla attraktiv personal frisk och skadefri. Det går inte längre att släpa efter med ledarskap och arbetsmiljö utan man måste visa vad man går för. Det är hög personalomsättning och svårt att få tag i personal och därför måste man bli duktig på introduktion.

De företag som inte har ett introduktionsprogram behöver förstå hur viktigt det är, och de som redan har ett behöver se över dess innehåll och ordning samt planera in uppföljningar. Arbetsgivaren behöver vara medveten om hur stressfullt det är att vara nyanställd för annars finns det risk för överbelastning och förhöjd olycksrisk. Det är också viktigt att skapa ett socialt kitt i arbetsgruppen och övriga organisationen, särskilt nu när vi arbetar både hemifrån, på kontoret och från andra platser.

Inkludering är också viktigt, och något man behöver arbeta med aktivt – inte bara på HR-avdelningen utan alla tillsammans. Arbetsgivaren behöver lyfta vikten av jämställdhet, hövlighet och trivsel på arbetsplatsen samt vad alla har för ansvar för att bidra. Då ökar man produktionen och trivseln, och motverkar samtidigt kränkande särbehandling och exkludering. Inkludering hänger tätt ihop med introduktionen. Känner man sig inkluderad från början är chanserna stora att man trivs och vill stanna kvar.

Under pandemin rapporterades det mycket om att cheferna fått en högre arbetsbelastning i kampen för företagens överlevnad. Det var stor personalomsättning, mycket oro och nya arbetsuppgifter i och med nya riktlinjer för hur man som arbetsgivare skulle agera för att minska smittspridningen och värna arbetsmiljön. Men vi får inte glömma bort chefens förutsättningar. 2022 tycker jag att vi ska satsa lite extra på chefens arbetsmiljö, eftersom den spiller över på medarbetarna. Nu finns det möjligheter att se över organisationen och göra saker annorlunda. Chefens välmående är en nyckel till trivsel, som i sin tur attraherar personal.

Digitaliseringen har bara börjat och vi arbetar alltmer i tekniska lösningar. Därför blir den kognitiva arbetsmiljön mer angelägen och behöver läggas in i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi ser nya fantastiska möjligheter med mer flexibilitet, AI och robotisering – och det växer fram nya branscher och yrken.

Men vi behöver samtidigt vara på tårna och observanta för eventuella utmaningar. Digitaliseringen sker inte bara på jobbet utan även privat och vi kommer behöva förebygga många risker, där stillasittande och stillastående bara är en dem. Den kognitiva arbetsmiljön blir allt viktigare. Pandemin har visat att vi klarar av stora omställningar, men när utvecklingen går fort är det viktigt att vi tar oss tid att stanna upp och utvärdera.