Så hanterar du hybridkontorets dilemman

I takt med att allt fler öppnar upp sina kontor – samtidigt som många vill fortsätta arbeta på distans – uppstår nya frågeställningar. Almegas experter ger vägledning kring det nya arbetslivets utmaningar. 

Med covid-vaccinets intåg börjar vi skönja ett slut på pandemin och därmed har också allt fler börjat fundera kring hur arbetslivet ska se ut efter pandemin. Så vad säger juridiken om hur en arbetsgivare får organisera arbetet? 

– Även om kontexten är annorlunda, har egentligen ingenting förändrats ur en arbetsrättslig synvinkel, säger Nils Bergh, arbetsrättsjurist på Almega. 

Beordrat hemarbete efter pandemin 

När pandemin bröt ut och hemarbete beordrades var det utifrån staten och myndigheternas rekommendationer. Det var ett slags undantagstillstånd som gav arbetsgivarna möjlighet att ensidigt bestämma. Men nu förändras alltså situationen: 

– Jag skulle råda arbetsgivare att ta det här tillfället i akt till att analysera de redan överenskomna anställningsvillkoren för att se om det är något som måste regleras om? Det är viktigt att tänka till kring dessa frågor. Även om det kanske inte går att ta ett definitivt beslut om hur man ska organisera arbetet framöver, är det frågor som kan behöva prövas och omprövas för att hitta fram till en fungerande form.  

För även om alla arbetsrättsliga regler gäller som vanligt, kan det finnas mjuka värden att ställa mot den hårda juridiken, och att skapa förutsättningar för flexibla villkor kan gynna både arbetstagare och arbetsgivare även långsiktigt. Nils Bergh möter ofta frågor från medlemsföretag angående vilken rätt de till exempel har att ställa krav på att en medarbetare ska arbeta på distans: 

– För den som ska nyanställas är det enkelt: du som arbetsgivare får bestämma formerna för hur och var arbetet ska utföras, det är ett erbjudande som den som ska anställas kan välja att acceptera eller inte. Men om det redan står i anställningsavtalet att arbetet ska utföras på till exempel Almegas kontor med adress Sturegatan 11, måndag till fredag, ja, då är det avtalet som gäller, säger Nils Bergh.  

En arbetsgivare som vill att medarbetarna i framtiden ska jobba hemma två dagar i veckan, får öppna för en diskussion med medarbetaren om sådan justering av anställningsavtalet. Att hitta en gemensam lösning är såklart bäst, påpekar Nils Bergh: 

– Ytterst kan arbetsgivaren inom ramen för en omorganisation välja att säga upp de befintliga tjänsterna och utlysa nya tjänster, med nya villkor för var arbetet ska utföras. Det kan låta hårt och det absolut vanligaste är att de inblandade kommer till en överenskommelse som passar båda sidor. Det är både juridik och personalpolitik inblandat i de ställningstaganden som arbetsgivarna får göra. 

Risk för a- och b-lag

Även om många med beordrat hemarbete har längtat efter att få träffa kollegorna på kontoret, kan det uppstå frågor om orättvisor när arbetsplatsen öppnas upp. Det kan finnas oro för att det skapas a- och b-lag på arbetsplatsen, när det görs skillnad mellan de som kan och inte kan jobba på distans, vilket kan bli en grogrund för konflikter. Är det till exempel rättvist när den som jobbar hemma slipper ta en sjukdag för en lättare snuva, medan den som jobbar på kontor måste stanna hemma vid minsta symptom? 

– Så länge beslutet om distansarbete är motiverat utifrån verksamhetens behov, finns det egentligen ingen juridisk vinkel på argumentationen om a- eller b-lag, slår Nils Bergh fast. Det är återigen personalpolitisk det handlar om. Arbetsgivarna får försöka hitta bästa möjliga helhetslösning i förhållande till att medarbetare har olika roller med olika förutsättningar för att kunna utföra sitt arbete.   

Ta chansen till förändring 

Almegas arbetsmiljöexpert Maria Morberg menar att även om juridiken är den samma, finns det nu en värdefull möjlighet att organisera arbetet på ett nytt, bättre sätt än tidigare: 

– Jag råder företag att se dessa frågor som en flerstegsraket. Tro inte att det går att hitta en lösning som fungerar för allt, utan ta hellre ett beslut för hur ni ska lösa arbetet just nu och ompröva det igen om sex månader.   

I sin dagliga kontakt med Almegas medlemmar märker Maria Morberg att många är angelägna om att göra rätt, när vi går mot en post-corona-värld, men hon menar att det är viktigt att se frågan som en flexibel process: 

– Jag får till exempel ofta frågan om var gränsen går för arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön i hemmet, men egentligen tycker jag att frågan borde omformuleras. För det går inte att sätta en absolut gräns, eller säga exakt vilka saker som kan krävas att en arbetsgivare tillhandahåller. Istället tycker jag att man kan ställa frågan vad medarbetaren behöver för att klara av sitt uppdrag, både för stunden och mer långsiktigt? 

Den situationsanpassade lyhördheten gäller också ledarskapsfrågor, menar Maria Morberg. Under pandemin har många chefer, inte minst inom tjänstesektorn, fått dra ett extra tungt lass och nu kan det vara dags att fundera på om arbetet framöver ska organiseras på ett annat sätt, för skapa hållbara förutsättningar för cheferna att verka inom: 

– Det kan handla om att skapa en organisation med mer självledarskap, men också om att cheferna ska få mer resurser för att kunna leda på distans. 

Tips! 

Vill du läsa mer om hybridkontor, kontorskollektiv och flera andra arbetsformer?
Läs även: Flexibilitet nyckeln till framtidens arbetsplats 

Som Almegamedlem har du tillgång till Arbetsgivarguiden där du hittar mallar för att göra tillägg till ett anställningsavtal. Där finns också exempel på riktlinjer och policys för hybridkontoret, där arbete sker både hemma och på kontoret. 

På Avtalat.se kan du få rådgivning av experter kring försäkringar och vad som gäller om någon gör sig illa vid hemarbete.