Personliga skäl vid uppsägning – en vägledning för arbetsgivare

En vanlig fråga från arbetsgivare är vad som faktiskt kan ligga till grund för personliga skäl. Det kan handla om upprepade förseningar, arbetsvägran eller att medarbetaren inte följer arbetsplatsens regler. I andra fall är det arbetsförmågan som brister, exempelvis på grund av otillräcklig kompetens eller andra hinder som påverkar arbetsprestationen.

Den viktigaste utgångspunkten är att förstå situationen. För att förstå situationen behöver arbetsgivaren utreda omständigheterna. Det innebär att ha samtal med den eller de som berörs. Allt som framkommer ska dokumenteras, och man behöver också samla in sådant som eventuellt kan fungera som bevis.

När det handlar om en medarbetare som till exempel missköter sig eller har brister i prestationen är det enskilda samtalet väldigt viktigt.

– Mitt vanligaste råd är att ta ett tydligt samtal med medarbetaren. Det kan framstå som enkelt, men i praktiken upplever många chefer en osäkerhet kring både vad som kan sägas och hur det bör uttryckas. Rådet är därför att vara rak, tydlig och ställa öppna frågor. Ofta handlar det om att inte tala för mycket själv, utan att våga ge utrymme för svar, även om tystnaden blir lång. Sätt dig på händerna och var tyst, brukar jag säga ibland till chefer. I vissa fall kan frågan behöva upprepas. Syftet är att skapa delaktighet och ge medarbetaren möjlighet att ta ansvar och bidra till en lösning av situationen, säger Gabriella Nordgren, arbetsrättsexpert på Almega.

Hur arbetsgivaren bör gå vidare beror på vilken typ av problem det rör sig om. Vissa situationer är så allvarliga att arbetsgivaren inte behöver tåla dem, även om de enbart inträffar en gång. Det kan exempelvis handla om hot, våld, hot om våld eller ekonomiska oegentligheter. Andra situationer handlar om återkommande misskötsamhet där tydlighet och konsekvens över tid är avgörande. De mest komplicerade fallen rör ofta bristande förmåga, där arbetsgivaren i regel behöver arbeta mer stödjande och strukturerat innan mer ingripande åtgärder kan bli aktuella.

– Man kan säga att en av nycklarna i att hantera personliga personalärenden är att välja rätt åtgärd utifrån vilket problem eller vilken situation som man har, och olika orsaker kan ju kräva olika hantering, fortsätter Gabriella.

För att kunna fatta rätt beslut behöver arbetsgivaren skapa en så objektiv bild som möjligt av situationen. Det innebär att lyssna på medarbetarens version, gå igenom vilka åtgärder som redan vidtagits och säkerställa att det finns dokumentation som stödjer bedömningen. Utan ett tydligt underlag riskerar processen att bli osäker och svår att motivera.

Vid upprepade problem är en skriftlig erinran ofta ett viktigt steg. Den ska vara konkret och tydlig med vad som inte fungerar, vad som förväntas framåt och vilka konsekvenser som kan följa om beteendet inte förändras.

– Syftet med den skriftliga erinran är att en anställd ska bättra sitt beteende, och därför är det viktigt att det är väldigt tydligt och konkret vad det är man behöver göra annorlunda och vad man gör fel helt enkelt, säger Christine Sorselius, arbetsrättsexpert på Almega.

Innan en uppsägning genomförs behöver arbetsgivaren som huvudregel också överväga om det finns möjlighet till omplacering till en ledig befattning. Samtidigt är tidsaspekten viktig – arbetsgivaren måste agera inom rimlig tid men också ge sig själv utrymme att utreda och säkra underlaget.

Hantering av personliga skäl ställer höga krav på arbetsgivaren. Tydlig kommunikation, dokumentation, rätt åtgärder i rätt ordning och respekt för processen är avgörande för att situationen ska hanteras professionellt, rättssäkert och med så lite konflikt som möjligt.