Rusta arbetsplatsen för hybridmötet
Just när pandemin har lärt oss att mötas på distans är det dags att fundera på nästa steg i utvecklingen – hybridmötet. Ledarskaps- och organisationsforskaren tipsar om varför det är vettigt att satsa på samarbete mellan hemmakontoret och det gemensamma.
Även om Folkhälsomyndigheten har ändrat sina råd om distansarbete kommer många arbetsgivare även i framtiden att tillåta ett flexiblare arbetssätt.
– Pandemin lärde oss att folk levererar även – kanske till och med mer – när arbetet utförs hemifrån. Och det asynkrona arbetssättet – där vi inte jobbar samtidigt – kommer att bli vanligare.
Det säger Lena Lid Falkman, lärare och forskare på Handelshögskolan i Stockholm samt lektor i arbetslivsvetenskap på Karlstad universitet, som bland annat har publicerat forskningsresultat om pandemins distansarbete i boken “Sweden through the crisis”. Att många i och med pandemin har fått smak på det mer flexibla arbetssättet innebär inte att kontoret som gemensam arbetsplats har spelat ut sin roll – tvärt om, menar hon. Det behövs, men det ska finnas en medveten tanke om varför och när:
– Som chef är det klokt att styra när medarbetarna ska ses, kräv fysisk närvaro på vissa, rimligt antal möten. Men chefen måste visa varför de är viktiga, och att lägga krut på att utforma dessa möten på ett smart och roligt sätt, så att de stärker det sociala kittet.
Att både chefer och medarbetare fundera över hur vi samarbetar bäst, hoppas Lena Lid Falkman ska få oss att arbeta mer aktivt med att låta agendan styra vår mötesteknik, inte minst när vi arbetar från olika platser och även på olika tider:
– Alla behöver till exempel inte vara med under hela mötestiden, vi måste vänja oss med att låta deltagandet bli mer flexibelt. Och är syftet med mötet att chefen ska ge information kanske mötet i stället ska bytas ut mot en inspelning, som medarbetarna får titta på vid den tidpunkt som passar individen bäst?
Pandemin har redan omformat hur vi ser på möten. Tidigare en timme mötesstandard, nu bokar allt fler i 45-minuterspass. Och när allt fler återvänder till att arbeta på det gemensamma kontoret är det dags att fundera på hur hybridmötet ska se ut, när några fysisk sitter tillsammans i ett rum och andra deltar digitalt.
– Det är viktigt att hantera asymmetrin som kan uppstå i ett hybridmöte. Det finns till exempel en risk för att det skapas ett a- och b-lag när de personer som fysiskt är på plats för mötet får information före de som kommer in via videolänk, och därmed kan påverka mer, säger Lena Lid Falkman.
Hon lyfter fram att det finns mycket som kan göras i den fysiska miljön för att hantera detta. Genom att utforma specifika hybridmötesrum, där stora skärmar och placeringen av dessa, gör att även den som är med digitalt kan ta plats på mötet som jämlik med de som sitter i rummet.
– Ha en medveten struktur för hybridmötet. Det kan handla om att det finns en utsedd talesperson i rummet som fungerar som representant för de som är med via länk och håller koll på vad som skrivs i chatten. Eller att bestämma att fikapauser sker i rummet, där man hämtar kaffe från köket men återvänder med koppen för att inkludera även de som är med via länk i det sociala småpratet.