Rädslan för att göra fel är påtaglig
Det finns så mycket att förlora på att göra fel så känslan är att man inte alltid maximerar förutsättningarna för att få en bra leverans. Det menar Klaes Ekmark, business coach på Aventus AB, som jobbar med matchning, rekrytering och uthyrning av chefer och HR-specialister.
Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?
– Ja, det kan man säga, det beror på vilken uppdragsgivare som vi jobbar med i olika upphandlingsformer. Jag saknar dialogen som finns i andra typer av verksamheter och som vi har med privata aktörer. Där kan vi fokusera på värdeskapande ting som ger mervärde för kunden. Då krävs att de som levererat tjänsten har en pågående dialog, både före och efter köptillfället och därefter gärna utvärdering, för att kunna göra korrigeringar under avtalstiden.
Är detta problem som även ni upplever i er bransch? Finns det några av dessa problem som i så fall är särskilt påtagliga?
I offentlig upphandling skjuter man litet bredvid. De inledande ramarna påverkas av jurister och upphandlare. Formerna för dialogen blir inte lika öppna. Ibland är möjligheterna att styra om i leveransen svårare. Jag säger inte att det alltid är så –men generellt är det på det viset.
Det finns så mycket att förlora på att göra fel så man ägnar alldeles för mycket tid och energi åt riskminimering. Man fruktar konsekvensen av felbeslut för mycket för att våga maximera kvalitet och en bra leverans.
Finns det andra utmaningar som ni upplever?
– Det är rätt att använda skattemedel på ett klokt och ansvarsfullt sätt. Det måste finnas formkrav och vara fokus på pris i förhållande till nytta. Upphandlingsstrukturen riskerar dock att få till följd att mångfalden minskar. Det resulterar ofta i anbud som liknar varandra.
Irrelevanta krav? Ja, i vissa upphandlingar medan det i andra ställs jättebra krav. Det är superviktigt att upphandlarna, helst i samarbete med de som operativt ska samarbeta med leverantören, har en dialog med marknaden innan kravställandet.
Jag tycker att man kan se att man gärna väljer –om inte en specifik leverantör så en specifik typ av leverantör. Visst ska det vara värt något att en leverantör har erfarenhet, men det kan bli problematiskt eftersom det är långa avtalstider som gäller i offentlig upphandling. Då sker ingen konkurrensutsättning. Om man inte byter leverantör så lever avtalet vidare. Genom att tillämpa ramavtal kan man lösa detta.
Vad genomsyrar bra upphandlingar?
– Många gånger när det är mindre kommuner (i vårt fall) så har det funnits engagerade och drivande kontaktpersoner som också varit operativt ansvariga för verksamheten. Då har vi under avtalets gång kunnat ha en diskussion och en bra dialog och vara pragmatiska när något specifikt ska uppnås. Ju längre från den operativa verksamheten man kommer desto svårare blir det med dialogen, upplever jag.
Ett bra exempel är Arbetsförmedlingen där man haft en aktiv dialog med leverantörsledet, både inför och under upphandling. Jämfört med tidigare har de tagit stora kliv. Där finns dock ett annat problem –avståndet mellan de operativa delarna och den centrala organisationen. Kommunikationen de centralt har med branschen fungerar bra och de är duktiga på att genomföra upphandlingar. Men beslut som fattas centralt blir inte alltid genomförda lokalt eller tar lång tid.
Vad bör offentlig sektor utveckla för att göra bra offentliga affärer?
– I vissa upphandlingar sätter de ett pris och frågar sedan leverantörerna hur de kan lösa det hela. Givet att det passar för tjänsten är en sådan fastprismodell bra. Grundfrågan som ställs är: Vilka värden kan leverantören få in i detta? Jag tror att man missar kompetens och värde om man genomför upphandlingen för likriktat. Då handlar det bara för leverantörerna om att lägga sig på en prisnivå för att vinna upphandlingen.
När det gäller uppföljning så löser man det på litet olika sätt i offentlig sektor. Vissa mäter resultaten, de kollar om vi är bra, då blir det tydligt både för köpare, leverantör och de brukare som deltar. Det är ett bra sätt som även fungerar vid rekrytering. Enkla och konkreta nyckeltal för uppföljning är bra. Givetvis i kombination med dialog och återkoppling.
Jag tycker man ska använda branschförbundens auktorisationer mer aktivt i upphandlingarna. Branschorganisationerna vill ha en hög standard på företag och deras leverans så ett auktoriserat företag har granskats av branschexperter. Några uppdragsgivare har gjort det bra –i upphandlingar är det då meriterande att ha den auktorisation som branschförbunden har.
OM FÖRETAGET AVENTUS AB
Aventus arbetar med rekrytering, search, uthyrning av chefer och specialister samt med omställning och outplacement. Jobbar även med omställning och karriärcoachning, samt organisatoriskt stöd när verksamheter behöver skiljas från sin personal. Har kunder i både privat och offentlig sektor. Är en av flera aktörer som bistår Arbetsförmedlingen i att hjälpa arbetssökande till en nyanställning.
LÄS HELA RAPPORTEN
”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”