Så smittsäkrar Xerox arbetsplatsen

Distansarbete i all ära, men det fungerar inte för alla arbetsuppgifter. På Xerox mötte man pandemins utmaningar med en kombination av utbildning och handfasta hjälpmedel.

Xerox är ett globalt företag, med 25 000 anställda i 130 länder, och har en central avdelning som arbetar med säkerhetsfrågor och omvärldsbevakning. Det innebar att även om Covid-19 var en ny smitta fanns det redan en pandemiplan som kunde aktiveras när utbrottet var ett faktum.

– Allt var förberett så att de snabbt kunde gå ut med information till alla anställda, säger Ingrid Follinger, HR-chef för Xerox Sverige.

De som hade möjlighet uppmanades att arbeta hemifrån, men för majoriteten av Xerox medarbetare i Sverige – som exempelvis printoperatörer och servicetekniker – var distansarbete inte ett alternativ. Till exempel på Xerox anläggning i Botkyrka måste medarbetarna att vara på plats för att hantera de över 350 miljoner sidor som printas varje år.

För att säkra arbetsmiljön för dessa började företaget med att öka städfrekvensen, öka tillgången till handsprit och informera om vikten av att hålla avstånd till varandra. Det diskuterades på arbetsplatsen hur man rörde sig i lokalerna och gjordes ansträngningar för att dela in arbetet i zoner, som minskade antalet kontaktytor mellan medarbetarna. Alla serviceteknikers bilar utrustades med handsprit, handskar och munskydd som skydd vid kundbesök.

– Företaget har varit extremt noga med att förse personalen med material för att kunna skydda sig, säger Ingrid Follinger, som känner sig stolt över hur snabbt hennes arbetsgivare har agerat:

– När jag började arbeta här för drygt tre år sedan fick jag höra uttrycket ”Xerox-familjen” och att det här är ett företag som månar om sina anställda. I och med pandemin har jag verkligen fått känna av att det är så på riktigt.

De initiala åtgärderna gjordes i enlighet med lokala föreskrifter, men Xerox valde även att gå ett steg längre genom att tidigt införa ett krav på att de anställda skulle använda munskydd när de lämnade sin arbetsstation, samt att kräva att alla besökare använde munskydd.

– Vi fick munskydd levererade från England redan under sommaren och har dessutom satsat på att utbilda våra medarbetare ordentligt kring hur munskydd ska tas på och av för att fungera på rätt sätt, säger Ingrid Follinger.

Hon tror att många smittskyddsrutiner kommer att leva kvar även i framtiden – inte minst för att det redan nu går att se hur sjuktalen överlag har gått ner när medarbetare blivit bättre på att hålla avstånd och att använda både handsprit och munskydd. Men det som varit mest avgörande för Xerox förmåga att hantera effekterna av pandemin, menar Ingrid Follinger, är att företaget redan hade en beredskap när smittan började spridas:

– Jag tycker det är viktigt att man som arbetsgivare månar om sin personal och gör sitt yttersta för att skydda dem. Därför är det synnerligen viktigt att man som arbetsgivare har en pandemiplan och ser till att den uppdateras kontinuerligt.

Så kan smittrisken minskas på en arbetsplats:

  • Öka städfrekvensen, för att minska risken för att medarbetare smittas när de tar i handtag eller andra gemensamma arbetsytor. Ställ fram våtservetter så att enskilda medarbetare kan hjälpa till att hålla arbetsplatsen ren.
  • Se över hur människor rör sig på arbetsplatsen och skapa förutsättningar för att kunna hålla avstånd till varandra.
  • Uppmana medarbetare att använda munskydd när de rör sig utanför den egna arbetsstationen. Se till att de får information om hur man sätter på och tar av munskydd på ett smittsäkert sätt.

Mer råd och stöd i arbetsmiljöfrågor hittar du här.