Spectrum arkitekter tipsar om hur man corona-anpassar kontor

Många arbetsplatser har övergått till att arbeta på distans för att minska smittspridningen av covid-19. Nu börjar många företag fundera på hur man ska göra när medarbetarna kommer tillbaka till sina arbetsplatser. Spectrum arkitekter arbetar med reserach-baserade metoder och undersöker vad arbetsgivare kan tänka på när det blir dags för en återstart.

Spectrum arkitekter arbetar med kunder som har kontor, restauranger och hotell. När spridningen av coronaviruset fick företag att övergå till distansarbete började de direkt undersöka vad situationen innebär i kontors- och arbetsmiljön. Till en början handlade det mycket om arbetsmiljön i hemmet vid distansarbete. Ergonomi, tillgång till teknik, hjälpmedel och hur man skapar sociala sammanhang är några exempel på områden som diskuteras. Nu när många företag funderar på man ska öppna upp kontoren igen börjar det istället bli aktuellt att diskutera förändrad arbetsmiljö på arbetsplatsen. Wivian Eidsaunet på Spectrum Arkitekter berättar hur återkomsten till kontoret kan innebära olika utmaningar för olika företag.

– Utifrån vår arkitektkompetens har vi börjat skissa på hur återkomsten till kontoret kan se ut för olika företag. Innan covid-19 bröt ut i Sverige var det vanligt för väldigt många att sitta ganska tätt bredvid varandra i sina kontorslandskap. Sannolikt kommer det inte längre att vara attraktivt att sitta i stora grupper vid små skrivbord längre, och konsekvenserna detta får för möbleringen i lokalen är en av de saker som vi har skissat på.

På Spectrum arkitekter tror man att spridningen av covid-19 kan leda till ett paradigmskifte vad gäller inställningen till vilken utgångspunkt man har när man planerar sitt kontor och söker nya lokaler. Tidigare har planering av kontorsytor ofta utgått från parametrar som antal kvadratmeter per person – ofta så få som möjligt -, ventilationens kapacitet, med mera. Nu tror Spectrum Arkitekter att situationen som uppstått på grund av coronaviruset kan leda till att frågor som handlar om människor och deras behov kan komma att få större plats.

– Vi tar med oss erfarenheterna och vår nya kunskap inom hälsa, smitta och skydd och lägger till detta i den mänskliga aspekten. Vi har inte nått en punkt där man i större skala börjat diskutera praktiska frågor ännu, men många behöver förbereda sig på vad som ska hända när de anställda behöver komma tillbaka till kontoret. Kanske är det andra funktioner vi behöver ha och inte främst att vi fyller den största ytan i ett kontor med skrivbord. Många standardmått på till exempel bord och antal stolar i mötesrum skapades för länge sedan, och den här situationen kan göra att sådana lösningar behöver omprövas, berättar Wivian Eidsaunet.

Studier visar att människor i genomsnitt spenderar 50 procent av sin arbetstid vid skrivbordet. Att ha möjligheten att välja hur nära sina kollegor man vill sitta är något som också kan komma att bli viktigare framöver. Om det finns en möjlighet att skapa större avstånd mellan arbetsplatserna och en möjlighet skapa en varierad placering kan det underlätta för medarbetarna. Detta kan komma att innebära en omstrukturering av kontorets möblering.

– Den individuella tryggheten kan komma att bli en arbetsmiljöfråga för arbetsgivare. En fråga att ställa sig är hur vi som arbetsgivare kan erbjuda mer frihet för individen så att den känner sig trygg att komma till jobbet. Det kan gälla hur man strukturerar kombinationer av att arbeta hemma, schemaläggning av närvaro på kontoret, policies för möten och annat. Långsiktigt kommer vi sannolikt att börja jobba mer med avstånd, där till exempel synen på hur små mötesrum vi vill vistas i kan komma att förändras, säger Wivian Eidsaunet.

På kort sikt finns det några saker som företag kan tänka på för att corona-anpassa kontoret för sina medarbetare. En viktig del i det arbetet handlar om att skapa trygghet och tillit bland annat genom att rent konkret visa att det har skett förändringar i lokalen. Spectrum arkitekter har några konkreta tips på hur man som arbetsgivare kan corona-anpassa sitt kontor.

– Till att börja med kan det vara bra att fundera på hur trångt man har det på sitt kontor. Sedan kan det vara bra att fundera på vad man kan göra på kort respektive lång sikt. På kort sikt finns det enkla lösningar att ta till. Till exempel kan man ta bort varannan stol, dra isär skrivbord och placera om dem så att man inte sitter mittemot varandra. En annan enklare åtgärd är att skapa fler möten i öppna ytor, till exempel i fikarummet. Något som kan vara bra att tänka på lite extra är hur man använder skärmar för att skydda och skapa distans mellan människor. Skärmar i sig är ett hinder för samarbete och att lära av varandra på ett enkelt sett. Sannolikt är det just detta vi vill använda våra kontor till framöver, eftersom det är aktiviteter som är svårare att göra på distans. Dessutom är den sociala aspekten en viktig del i att vara på kontoret. En bättre lösning kan vara att arbeta med avstånd istället för skärmar, förklarar Wivian Eidsaunet.

Spectrum Arkitekter upplever att det är många företag som just nu är avvaktande till att corona-anpassa kontoret, samtidigt som många planerar att dra igång arbetet med en återstart efter sommaren. En avvaktande inställning kan bli ett problem när allt fler väl ska tillbaka till arbetsplatsen. Ett sätt att börja arbeta med hur man ska anpassa sina kontor är att se över sina arbetsplatsstrategier.

– Arbetsgivare kan till exempel börja fundera på hur man påverkats av att man har arbetat mer digitalt. Typiska frågor att jobba med är att beskriva av vilka skäl och hur ofta man förväntar sig att folk ska komma till kontoret. Finns det fördelar med att fortsätta ha digitala möten i stor utsträckning och hur ska detta gå till? Att inleda arbetet med att gå igenom och förändra policys går att starta redan nu, säger Wivian Eidsaunet.

Om distansarbetet kvarstår, men begränsat till ett visst antal dagar i veckan, finns det andra policyfrågor som man som arbetsgivare kan stöta på. Det kan handla om att arbeta med schemaläggning för distansarbete och att man kan få ett större ansvar för hemarbetsmiljön om distansarbetet beordras. Att arbeta med att formulera strategier kring arbetsmiljön kan i sig ge en fördel inför att medarbetarna börjar komma tillbaka. I grunden är de anställdas trygghet en bra utgångspunkt för att arbeta med förändringar i arbetsmiljön.

– Vi behöver hantera människors oro på ett annat sätt än tidigare. Det kommer kanske att finnas en större ovilja att dela skrivbord och annan utrustning, vilket både handlar om psykologi och olika fysiska förutsättningar. Det gäller att vara lyhörd, visa god vilja och att det fysiskt ska synas på kontoret att man har gjort förändringar i arbetsmiljön, säger Wivian Eidsaunet.