Bakgrundskontroller i arbetslivet – vad får du som arbetsgivare göra?
Bakgrundskontroller engagerar många arbetsgivare – särskilt i en tid då frågor om säkerhet och integritet i arbetslivet står högt på agendan. Men vad är egentligen tillåtet, vilka fallgropar finns och vad ryms i begreppet bakgrundskontroll?
Almega reder ut vad som gäller och vad du som arbetsgivare behöver ha koll på.
Bakgrundskontroller är ett brett begrepp som kan omfatta allt från granskning av CV och referenser till kreditupplysningar, alkohol- och drogtester, utdrag ur belastningsregistret och säkerhetsprövningar. Gemensamt för alla former är att arbetsgivaren måste ha laglig grund för att genomföra dem.
Det är viktigt att skilja mellan:
- Formella bakgrundskontroller – där det finns lagkrav, till exempel inom barnomsorg, vård, försäkringsverksamhet eller säkerhetsskyddad eller säkerhetsklassad verksamhet. I dessa fall är kontrollerna obligatoriska och följer av lag.
- Informella bakgrundskontroller – när arbetsgivaren själv anser att en kontroll vore önskvärd. Dessa är ofta mer juridiskt komplicerade och kräver laglig grund, vanligtvis genom en intresseavvägning. Som arbetsgivare behöver man utifrån verksamheten och/eller befattningen kunna motivera att syftet med bakgrundskontrollen och vikta det mot skyddet för den personliga integriteten. Säkerhetsskäl väger tungt i intresseavvägningen och om arbetsgivare behandlar personuppgifterna i enligt med GDPR så säkerställs även skyddet för den personliga integriteten.
Uppgifter om lagöverträdelser är särskilt skyddsvärda enligt GDPR. Som huvudregel är det endast myndigheter som får behandla sådana uppgifter. För arbetsgivare innebär det att man normalt sett inte får behandla, dvs. samla in, spara eller registrera information om brott – även om den arbetssökande samtycker.
Ett alternativ kan vara att låta kandidaten själv begära ut och visa upp ett utdrag ur belastningsregistret, utan att arbetsgivaren behåller eller dokumenterar innehållet. Då sker ingen behandling av personuppgifter om lagöverträdelser och behandlingen blir då förenlig med GDPR.
Att spara CV, ansökningshandlingar och information om arbetslivserfarenhet är i regel tillåtet inom ramen för GDPR, till exempel med stöd av intresseavvägning. Informationen har dessutom ofta lämnats frivilligt av den sökande. Det är viktigt att inte spara personuppgifterna längre än nödvändigt, skydda personuppgifterna så enbart behöriga kan ta del av dessa samt informera kandidaten om syftet med behandlingen och att bakgrundskontroller görs. Preskriptionstider i lag eller kollektivavtal är ett vanligt riktmärke när en arbetsgivare ska avgöra när gallring av personuppgifter ska ske.
Däremot är en viktig förändring på väg. När lönetransparensdirektivet träder i kraft den 7 juni 2026 blir det inte längre tillåtet att fråga kandidater om deras nuvarande lön. Läs mer om frågeförbudet i lönetransparensdirektivet i arbetsgivarguiden A-Ö.
Om det framkommer uppgifter om en anställds bakgrund i efterhand måste arbetsgivaren göra en arbetsrättslig bedömning i det enskilda fallet. Beroende på omständigheterna kan åtgärder som omplacering, uppsägning eller avsked bli aktuella – eller i vissa fall en överenskommelse om att avsluta anställningen.
I säkerhetsklassad verksamhet kan en förlorad säkerhetsprövning innebära att anställningen inte kan fortsätta, eftersom det saknas andra lämpliga arbetsuppgifter.
- Utgå alltid från syftet – varför vill ni göra en bakgrundskontroll?
- Säkerställ att det finns laglig grund.
- Var noga med hur information hanteras – spara inte uppgifter ni inte får behandla.
- Följ rättsutvecklingen och håll er uppdaterade.
- Ta rådgivning vid osäkerhet.
Just nu pågår en lagutredning efter initiativ från Integritetsskyddsmyndigheten, med syfte att förtydliga regerverket kring bakgrundskontroller i arbetslivet. Almega följer utvecklingen noga och fortsätter att ge stöd och vägledning till sina medlemsföretag.
Läs mer på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida. Det finns särskilt en broschyr som vänder sig till arbetsgivare som behandlar personuppgifter i arbetslivet.