Podd: AI och ledarskap – hela avsnittet transkriberat

Maria Elinder
Hej, nu är vi tillbaka igen med ett avsnitt om AI. Och idag ska vi prata om något så specifikt som AI och ledarskap. Och med oss i studion så har jag min kollega Mia Fransson.

Mia Fransson
Ja men hejsan Maria, trevligt att vara här.

Maria Elinder
Men vi har också vår gäst från ledarna Anki Udd. Hej Anki.

Anki Udd
Hej Maria.

Maria Elinder
Vad gör du på Ledarna?

Anki Udd
Jag jobbar på Ledarnas enhet samhälle och utredning och mitt expertområde är chefs och ledarskap. Så jag bidrar mycket till undersökningar, rapporter och opinionsbildning till exempel.

Maria Elinder
Spännande. Vi vet ju att ni faktiskt precis har släppt en rapport och den kommer ju du gå in mycket på idag.

Anki Udd
Det stämmer, det ska jag absolut göra.

Maria Elinder
Det vi får till oss ofta och det som vi pratar om, Mia, mycket, det är ju det här med att medarbetarna använder ChatGPT eller Copilot eller andra AI-verktyg i långt större utsträckning än verksamheternas struktur tillåter. Hur skulle du säga, Anki, att det här påverkar cheferna?

Anki Udd
Jag känner ju verkligen igen det här och nu har vi det lite svart på vitt i med vår nya rapport som är mot en lärande framtid. Tre av tio chefer säger att det saknas riktlinjer för hur AI faktiskt ska användas. Och det här skapar ju, saknar man riktlinjer, chefen har ju ingenting att luta sig emot riktigt. För precis som du säger, gemene man använder ju redan AI-verktygen oavsett vad verksamhet och arbetsgivare har sagt.

Maria Elinder
Precis, och vi har ju någon bild av att det här ligger under raden. Man brukar prata om skugganvändning. Vad säger du om det, Mia?

Mia Fransson
Jag tycker just skugganvändningen är intressant, för det gör ju att det är mycket där som kanske chefer och ledare av en organisation inte känner till att de anställda har ett AI-verktyg som underlättar att skriva eller göra scheman eller hantera stora mängder data.

Maria Elinder
Och vad betyder det för juridiken om vi ska dra åt det hållet?

Mia Fransson
Ja, juridiskt så tänker jag att det är bra att ha kunskap om syftet med hur man använder uppgifter och behandlar data och vara tydlig i sitt ledarskap också.

Maria Elinder
Och i chefernas vardag, märker ni eller era medlemmar av det här Anki? Alltså beslut, prioriteringar, arbetsmiljö, vad händer där?

Anki Udd
Ja, men det är just att vi ser att användningen av AI är väldigt utprädd, både bland medarbetare på arbetsplatsen och chefer. Betydligt i högre utsträckning än vad det faktiskt finns, riktlinjer, Det som kanske är mest oroande är att många uppgör att det saknas kompetensutveckling. Allt personal har inte fått kompetensutveckling. Som chef i min vardag är det svårt att veta hur AI används. Är det etiskt korrekt? Det finns ju faktiskt vissa risker med AI också. Så det är svårt som chef att få en överblick när det går under radarn.

Maria Elinder
Och man nu är chef där ute och tänker, okej, men hur ska jag nu äga den här AI-frågan istället för bara reagera på den? Vad är det första enkla steget då?

Anki Udd
Det första som chef är, och det är ett minimum skulle jag vilja säga idag, det är att sätta sig in i och förstå vad AI är och hur det faktiskt fungerar. Först då kan jag ju ta ställning till vilka risker och möjligheter som finns och hur det bör och kan användas för att bidra till verksamheten. För det är ju det det ska göra, det ska inte vara någon latjo-lajman-grej.

Maria Elinder
Och Mia, känner vi igen det här?

Mia Fransson
Vi känner igen det väldigt väl. Det är precis det vi hör också under våra utbildningar och när vi möter företag. Det man kan väl lägga till, det är väl kanske att det är extra viktigt. Det här ska ju vara tydligt vad är syftet med att vi använder AI. Och sen beskriva för alla hur behandlar man den här datan och hur ser beslutsprocessen ut. Allt måste vara transparent så att alla inblandade förstår. För det är klart, annars upplevs det kanske som en oro att man blir kontrollerad eller att saker används på ett sätt som man inte känner sig bekväm med.

Maria Elinder
Vi brukar ju prata om det här med T-shaped kompetens. Det vill säga att många har ju djupet i sina yrken. Om vi säger en jurist eller en tekniker eller någonting, att man har den kompetensen. Men oavsett vilken kompetens man besitter så måste man liksom ha den här taket på tet, ha övergripande kunskap om just det här området. Så att som chef eller som ledare så behöver man precis som du säger Anki, ha någon form av grundkompetens.

Anki Udd
Absolut, och just som chef är jag ytterst ansvarig för min verksamhet. Så om inte jag har den grundkompetensen blir det ganska svårt.

Maria Elinder
Okej, men om vi då tänker i chefers vardag, då kan man ju tänka att det här både skulle kunna vara en avlastning, men en del ser det ju också som en börda. Vad är det som avgör detta? Hur kan det bli bra och hur kan man ta bort de här bristerna?

Anki Udd
Jag tänker att det först och främst beror helt på vilken typ av verksamhet jag som chef leder. För det finns ju olika möjligheter och utmaningar beroende på verksamhet. Men generellt så tror jag absolut att AI kan avlasta chefer. Till exempel när det gäller mängden administration och schemaläggning vet jag är något som används som ofta, till exempel inom industrin, alltså skiftarbeten. inom vården till exempel, som tar väldigt stor tid av chefer idag. Så där är det absolut en nytta. Men sen om man inte får någon kompetensutveckling, chefer och medarbetare som vi ser brister i hög grad. Alltså hur får vi då nytta i verksamheten? Så där saknas det. Och risken är ju då om man inte får kompetensutveckling och förstår vad vi kan nyttja oss till. Då är ju risken att det blir en kul grej bara, som inte bidrar egentligen.

Maria Elinder
Jag fick ett praktiskt exempel faktiskt idag på en chef som hade funderat över just hur ska jag använda AI i mitt arbete. Då hade han ställt frågan till AI och sagt så här, jag har den här kompetensen, den här rollen, vad behöver jag veta om AI i mitt yrke för att jag ska både nu och i framtiden vara intressant. Så man kan ju faktiskt ta hjälp av AI även här.

Anki Udd
Men också tänker jag att man ska se AI som en juniorassistent, det vill säga alltid kvalitetssäker.

Maria Elinder
Absolut, absolut. Vad i chefens vardag ser ni i alla fall den här största potentialen?

Anki Udd
Nej men jag tänker mest som jag, dels schemaläggning är en typ sån uppgift, men sen också att idag går allt väldigt fort. Det är väldigt höga krav på snabb och tätt uppföljning, kontroller, rapportering. Alltså behandla mycket data. Där ser jag absolut en potential att avlasta chefer, så chefer kan vara ute och vara närvarande i sin roll som ledare.

Maria Elinder
Om vi då kommer in på det här med kompetens och lärande och stöd så vet jag att cheferna i er rapport själva lyfter att kompetensutveckling, förändrade arbetssätt och stödjande infrastruktur. Det är de här viktigaste investeringarna för att digitalisering och AI ska ge effekt. Vilken typ av AI-kunskap tycker ni att cheferna måste ha själva? Och vad kan ligga hos specialister?

Anki Udd
Jag tänker att chefen själv, som jag nämnde tidigare, en minimum baskunskap. Just förståelse för vad AI är, vilka för- och nackdelar det kan bidra till med verksamheten. Sen tror jag att högsta ledningen i företag och organisationer måste ändå lägga ut riktlinjerna och strategierna. Det kan inte läggas på den enskilde chefen, tänker jag.

Maria Elinder
Där brukar vi prata om 10, 20, 70. Vi har varit på 10, 30, 60. Men numera ser man att det kanske är ännu mer som handlar just på människan. Det vill säga 10 procent i teknik, 20 procent i data och algoritmer. Men 70 procent är ju människan, det vill säga själva förändringsledningen. Vad säger ni om det, Anki?

Anki Udd
Jag håller helt med. AI är väldigt nytt i relation till många andra teknik som har införts i arbetslivet. Men för mig handlar det i grunden om förändringsledning. Förändringsledning handlar om att kommunicera, att se till att skapa förutsättningar för mina medarbetare att ta till sig nya verktyg. Det räcker inte bara att implementera teknik, utan man måste också fokusera på det mänskliga. Kompetensutveckling, förståelse för vad vi behöver anpassa för att dra nytta av tekniken. Och det är det vi ser i vår rapport, att det är det som ligger efter. Alltså vi behöver anpassa processer, arbetssätt och så vidare. Och där är vi inte riktigt än uppenbarlig.

Mia Fransson
Det är väldigt intressant just för att eftersom AI är så otroligt kraftfullt och man kan använda det på så olika sätt så blir det också intressant. Det är ju inte alltid AI ersätter hela den tjänsten, hela det arbetet man gör. Men det kompletterar. Men det gäller ju att vara lite på sin vakt där som chef och ledare och se. Jaha, det här leder till ett nytt beteende hos de anställda. Och vad innebär det för risker i verksamheten? Och vad får det för konsekvenser? Så jag tänker med arbetsmiljöperspektivet här. Att man alltid löpande gör en risk- och konsekvensanalys och följer upp. Hur nya arbetssätt påverkar vardagen? Ett konkret exempel är ju som vi har pratat om, just att personer i sitt arbete får avlastning av en chatbot som tar enkla frågor, men samtidigt så får man också i sin vardag bara komplicerande, tunga, analytiska frågor. Vilket gör att det blir ingen naturlig återhämtning och avlastning i vardagen. Och då är det ju bra att kunna förebygga det med mer pauser, mer diskussioner, ett nytt sätt att arbeta i team generellt tillsammans.

Maria Elinder
Och där gäller det ju att chefen har kontroll över den förändringen på det sättet att man måste förstå vad det är som förändras. Annars så händer det ju bara av sig själv och helt plötsligt har man en helt ny avdelning med kanske några extra agenter som jobbar för en och som man faktiskt inte vet var de kommer ifrån. Och sen även kanske kompetenskortläggningen, alltså min enhet, hur ser den ut idag? Men tillsammans med AI, hur ser den ut imorgon och framöver? Jag såg en rapport här alldeles nyligen som pratade just om AI och team. Och i den så hade de testat hur team utan AI och team med AI jobbar och vad det blir för skillnad. Och det var ett flertal skillnader. Men det som slog mig där så var det också att det här blir ju också en ny roll. Ny ska jag inte säga det, det kommer du dementera. Men det blir ju ännu mer fokus på att chefen behöver ha kompetens att hålla ihop team, att coacha team, att driva team eftersom man ser att arbetet blir mer tvärvetenskapligt. Man har flera avdelningar som jobbar ihop och man får andra kompetenser än man hade från början.

Anki Udd
Men det är just det här som är utmaningen att leda komplexa organisationer och komplexa miljöer. Det funkar inte längre. Det räcker inte till att ha de här traditionella hierarkiska strukturerna. Ska man kunna hantera komplexitet som innebär väldigt mycket oförutsägbarhet, då måste du samverka hela tiden med andra. Det här tror jag att de flesta förstår. Men det kräver också tid av chefer. Man kan inte sitta i sina stuprör. Det håller inte. Det kommer inte att fungera. Och inte minst då med snabbheten som allt det här händer, den här utvecklingen, så måste du vara rörlig. Du måste våga experimentera.

Maria Elinder
Jag vet en annan sak som ni lyfter i er rapport. Det handlar lite mer om etik och ansvar. Det man kan se i rapporten är att man lyfter både förväntan och oro. Det vill säga att det finns hopp om effektivitet och innovation men också att det finns risker kring integritet, transparens och att AI faktiskt förstärker gamla mönster. Vad går gränsen för vad AI bör användas till i ledarskapet?

Anki Udd
För det först och främst så tror jag, om vi pratar om transparens, det måste vara transparent vad verksamheter använder AI till och på vilket sätt. Det är viktigt både för chefer och medarbetare för då kan jag ta ställning till, är jag bekväm med det här eller inte? Så det måste vara transparent. Som chef, som jag nämnde, du är alltid ytterst ansvarig för beslut. Om AI tar en del beslut, sådant sker ju idag i olika verksamheter, då måste jag som chef förstå hur det här går till. För ytterst är det jag som ska stå för beslutet till exempel. Och där glömde jag din fråga.

Maria Elinder
Vad går gränsen för att AI bör användas i ledarskapet?

Anki Udd
Jag tror att det är viktigt att tänka på att AI kan aldrig ersätta mänskliga relationer. AI kan avlasta men inte ersätta. Exempelvis använd AI för att bearbeta stora data men säg inte upp med AI. Det finns saker som aldrig bör ersättas helt enkelt.

Maria Elinder
Och en sak som jag vet att vi har diskuterat tidigare är ju det här med rekrytering och AI till exempel och att vissa säger att där får vi absolut inte gå in för att man ersätter så mycket mänskligt. Men vad säger du där Mia?

Mia Fransson
Jag tycker det här är spännande. Vi kom ju från Kompetensföretagen inom Almega med en rapport om rekrytering och AI precis från de stora rekryteringsbolagen och det är klart där ser man ju både risker och möjligheter. Möjligheter förstås att hantera stor mängd data och paketera och göra urval. Men när det gäller urval och att fatta beslut som ändå påverkar den enskilde sökande och kandidaten så måste det ju till mänsklig övervakning, kontroll och mänskligt ansvar.

Anki Udd
Jag delar verkligen det, därför att just rekrytering som många chefer är involverade i i sina organisationer, där kan inte AI gå in, för AI bygger på sånt som redan finns, det vill säga AI riskerar att också vara fördomsfull.

Mia Fransson
Det är en viktig poäng och det finns så mycket fördomar, föråldrad historisk data kring hur samhället ser ut och vilka kandidater som blir aktuella. Och vi har ju som sagt Amazonfallet också som är tydligt, där Amazon byggde upp en rekryterings-AI som skulle hjälpa till. Men där man hade väldigt mycket, man byggde datan på de som tidigare hade varit anställda som tekniker och det var män. Och det gjorde att kvinnor som sökte inte alls vart aktuella. AI sålde bort dem, för det byggdes på historisk data. Man försökte också få det här att fungera med att ha ny data, men det gick inte. Det finns mycket i AI som inte går att förklara. Det är liksom dolt i det algoritmiska. Så en god regel tycker jag här är att vid rekryteringar och beslut som påverkar anställda och de som söker jobb, det är att kunna förklara. Vad är det vi har fattat för beslut och varför? Kan man inte förklara? Då har man ju använt AI på fel sätt.

Anki Udd
Jag håller helt med. Och just det där med fördomsfullt. Det gäller ju inte minst rekrytering av chefer. Det vet ju vi på ledarna att det finns fortfarande en ganska fast norm hur en chef ska vara eller vem det ska vara. Och vi jobbar ju mot det. Men här kommer ju återigen AI. Han sitter också fast i de här normerna som vi vill gå ifrån.

Mia Fransson
Riskerna är väl också just att man blir lite blind av att AI-verktyget verkar så övertygande i sin struktur. Men möjligheten är faktiskt att avidentifiera kandidater så att man inte ser de här sakerna som kön, etnicitet, ålder. Det är ju helt irrelevant. Vi ska ju bara bygga på kompetens, erfarenhet och personlig lämplighet för den här befattningen och det vi söker. Så både möjligheter och risker, men att förstå det. Vad kan vara en risk här och vad är en möjlighet?

Maria Elinder
Jag vet också att ni i er rapport från Ledarna gör jämförelser med tidigare digitaliseringsvågor, men beskriver att AI går mer rakt in i själva arbetets innehåll och i chefens kärnuppgifter. Vad är det som gör AI-omställningen annorlunda än vanlig digitalisering ur ett ledarperspektiv, Anki?

Anki Udd
Jag tror mycket, och jag tror vi kanske var inne på det, just att AI är något som gemene man fick tillgång till innan det började användas i arbetslivet. Det vill säga, förr var det tvärtom. När datorn kom till exempel, då började den i arbetslivet och sen kunde vi få hem PC. Jag vet inte om ni är för unga att lyssna på det, jag vet inte ens vad jag pratar om. Så det är en stor skillnad att det går under radarn som vi var inne på i början. Sen kan AI vara en assistent som kan faktiskt avlasta chefen i hennes vardag. Sen ser vi också att algoritmisk arbetsledning kommer allt mer. Det finns en mer upprätta många tror. Inte minst inom företag inom elhandel där medarbetare står och packar varor. Man får instruktioner hela tiden i hörlurar. Men den här är ju baserad på en norm, vad du ska hinna och det vet vi alla, vi är inte exakt likadana allihopa och då får man också återkoppling av AI. Karolinska institutet har gjort en studie på det här som visar att det finns ett väldigt starkt samband med den här AI-styrningen, AI-ledningen och en försämrad upplevelse av sin arbetsmiljö.

Maria Elinder
Och det är intressant för den där rapporten som jag pratade om förut som handlade om team och AI. Där kom man faktiskt också fram till motsatsen. Kanske inte motsatsen i algoritmisk styrning men att när man fick använda AI i team så mättes känslorna. Var man mer positiv och mer Man var mindre orolig när man fick använda AI. Det tog bort en viss frustration i arbetet. Där kan man också titta på att det faktiskt skulle kunna vara positivt för vissa team att använda AI utifrån det. att det kommer rakt in i arbetet och att man faktiskt kanske börjar i det privata sfären när man använder AI idag. Om vi jämför med internet så tog det ju sju år för internet att få hundra miljoner användare och chattgivitiv tog det två månader. Det vill säga det går oerhört snabbt. Det är också en generell teknik som gör att, precis som internet inför sig, att alla har tillgång, som vi säger. Det räcker med att en person öppnar en flik på datorn och sen är man igång. Och det är väl den stora skillnaden från internet, tänker jag, där man behövde IT-avdelningar med bredband och uppkopplingar. Man behövde tekniker innan man ens fick sitt internet att funka. Och det var ju faktiskt inte alltid det gjorde det heller. Men just AI har ju liksom alla tillgång till i alla branscher. Internet i början var ju mer informationsinhämtning och kommunikation. Men AI kan ju användas i vilken tjänst du än har. Jag såg en svetsare igår. Jag fick till exempel en svetsare eller en stor industri där man hade någon jättestor svetsmaskin. som gick sönder och då kunde teknikerna inte komma för om 24 timmar. Då använde han ett AI-verktyg och satte in instruktionsboken och fick lösning på en kvart. Lite synd för serviceavdelningen här, men det går ju alltså att lösa väldigt många problem. Känner du igen dig, Anki?

Anki Udd
Absolut. Det finns en ganska dråplig historia kan jag säga. Det var en person som fick arbete inom EU, om jag inte minns fel. En ganska ung kvinna som skulle skriva pressmeddelanden bland annat. Hon tog jobbet och sa att hon kunde alla språk som krävdes. Hon använde AI för hon kunde inte de här språken. Hon levererade, hon levererade i tid och hon levererade ganska korrekt. Men då är frågan när det här kom fram, är det okej att ha ett jobb men att låta AI utföra jobbet? Det är också en spännande, vem är anställd här? Så det finns ju massa sådana frågeställningar.

Maria Elinder
Om vi nu tittar på ledarna och ledarskapet, vad tror du är, om man tittar på gott AI-ledarskap, vad är det vi ser framåt? Vad blir det nya för våra chefer?

Anki Udd
Dels måste man som chef vara ännu mer på tå. Det har man väl behövt hela tiden, att hålla sig väldigt sur. Och skillnaden här med AI, som du var inne på Maria, att det har ju gått så ofantligt snabbt. Samtidigt som vi lever i en ganska osäker omvärld. Så att hålla sig jouruppdaterade och du har de här minimi-baskunskaperna är jätteviktigt för att kunna ta mitt ansvar som chef.

Maria Elinder
Mia, vad har du i tillägg? Vad tänker vi om framtida ledarskapet?

Mia Fransson
Jag tror att det här med AI-kunskap är viktigt som basen, precis som Anke har sagt. Men det är också föränderligt. Det kommer nya AI-verktyg väldigt snabbt som börjar användas, så man måste hela tiden hålla sig uppdaterad. Det är ju i samarbete med de som kan IT-verktygen, med kollegor och annat, så man måste värdera det här. Var modig att testa i det lilla ofarliga och utvärdera också vad det innebär. Så att man slipper hamna i de här situationerna där det blir problem med historisk data som har förutfattade meningar.

Maria Elinder
Nu slänger vi oss med AI-kunskap som ett begrepp. Det kanske man får säga är två olika. Dels har vi AI-kunskapen som det finns lagkrav på enligt AI-förordningen. Den handlar mer om AI-verktyget i sig, att man ska vara kunnig i vad AI kan göra, hur det funkar, att det ska vara transparent etc. Och den AI-kunskapen är det ju lagkrav på. Men det vi pratar om här, eller det ni pratar om, det är ju också något ännu bredare. Att man ska förstå kontexten, att man ska förstå sin omvärld, att man ska förstå utvecklingen. Så det är ett digert jobb.

Anki Udd
Det är det verkligen, och jag tänker att om vi har en positiv syn framåt så hoppas jag, om vi utgår från den rapport som ledarna har givit ut nu, att strukturer och organisatoriska förutsättningar kommer i kapp tekniken, för där är vi inte än, och då det blir liksom en obalans i organisationer.

Maria Elinder
Och Mia, har vi några sista tips? Nu är de här som har lyssnat nu och är chefer och kanske sitter i ledningsgrupp på de olika bolagen ute där. Vad är det första de ska göra nu när de kommer hem?

Mia Fransson
Ja, man får nog sätta sig ner och måla upp en strategi. Vad är målet med AI-verktyg och att använda det. Samtidigt skapa en policy så att det blir tydligt för alla medarbetare och chefer. Vad är det som krävs? Vad får vi använda för verktyg och inte? För jag tror att man tappar en del medarbetare annars som känner en osäkerhet över vad man får göra och inte, om man inte är tydlig. Så strategier och policy och sen börja prata underifrån. De som har de här arbetsuppgifterna, vad har du för arbetsgifter som du tror skulle kunna ersätta? Jättefint exempel när du och jag var ute på ett företag förra veckan där man också kom fram efteråt och sa, men gud jag jobbar jättemycket med att skriva arbetsgivarintyg här. Det är en stor administrativ börda, all information finns. Skulle jag kunna använda AI till det? Och direkt så börjar de arbeta tillsammans och det underlättar. Man kortar ner den här tiden på kanske 20-30 minuter per intyg till bara 2-3 minuter. Och sen granskade man naturligtvis allt. Men det blev ett helt annat flöde.

Maria Elinder
Har du några sista ord, Anki, som du vill skicka med cheferna där ute?

Anki Udd
Oavsett hur du ställer dig till AI idag, för vi är olika, en del ser riskerna och andra ser möjligheterna, men oavsett hur du ställer dig till AI, du kommer att behöva förstå Och hantera AI. och Och jag tror också det är viktigt att du måste avsätta tid för att själv experimentera. För det är ju så vi lär oss. Och den tiden vet vi. Tid är en kritisk faktor för chefer inte minst. Men jag tror det är nödvändigt för att det är lärande som hela tiden måste hänga med tekniken helt enkelt.

Maria Elinder
Stort tack, Anki! Stort tack, Mia! Och med det skickar vi med er att boka av en tid redan nästa vecka för att planera in din AI-användning och förståelse. Stort tack och på återhörande!

Anki Udd
Tack, tack!