Vem gör vad i löneprocessen? – 5 roller och vad de ska göra
Per Östlund, förhandlingschef och arbetsrättsexpert på Almega, förklarar hur fem nyckelroller samspelar när löner ska sättas.
En bra löneprocess ska stödja verksamheten och hjälpa till att styra företaget dit man vill. Men vem gör egentligen vad i löneprocessen? Vilket ansvar har chefen, HR, vd:n, medarbetaren och facket – och hur hänger allt ihop?
Det innebär att säkerställa att medarbetarna behandlas likvärdigt, att bevaka jämställdhet och att se till att lönesättningen enbart baseras på varje medarbetares bidrag.
Detta innebär att chefen bör lägga mer fokus på relationerna mellan medarbetarnas löner än på de absoluta lönenivåerna. Utgångspunkten är hur chefen bedömer att varje enskild medarbetare bidrar till verksamhetens och teamets framgång.
I lönesättningen bör chefen också inta ett framåtblickande perspektiv. Det förutsätter ett genuint intresse för medarbetarnas utveckling och en förmåga att se deras framtida potential. Därtill krävs konsekvens i lönesättningen samt ett tydligt ägarskap över den löneprocess som organisationen tillämpar.
Det övergripande ansvaret innebär att bevaka jämställdhet, genomföra analyser och marknadsundersökningar samt säkerställa att löner och lönenivåer är marknadsmässiga.
HR ansvarar också för att identifiera och initiera särskilda satsningar när specifika grupper eller områden behöver prioriteras eller förändras. Det är HR:s uppgift att hålla i den övergripande taktpinnen och styra löneprocessen i önskad riktning.
Därutöver har HR en viktig uppgift i att stötta cheferna genom processen.
En naturlig del av det ansvaret är att hålla kontroll på lönekostnaderna, som i tjänsteföretag typiskt sett utgör den största kostnadsposten. Samtidigt är det viktigt att VD förmår se löner inte bara som en kostnad utan också som en investering, det vill säga att högre lön kan vara välmotiverat om det genererar ett motsvarande eller större värde tillbaka.
VD ansvarar också för att löneprocessen som helhet fungerar väl i verksamheten. Det handlar inte enbart om att hålla årshjulet, med lönesamtal och liknande aktiviteter i tid, utan minst lika mycket om att löneprocessen upplevs som ett positivt inslag i organisationen.
Slutligen är det viktigt att VD själv agerar föredömligt genom att föra en god lönedialog med sina direktrapporterande chefer.
Lönepolicyn finns vanligtvis tillgänglig på intranätet. Där framgår hur lönesättningen fungerar och vad som påverkar den individuella lönen, något som bildar grunden för lönedialog med chefen.
I den dialogen är det viktigt att fokusera på det egna bidraget i förhållande till lönepolicyn, snarare än på vad kollegor gör, tjänar eller förväntas få. Fokus ska ligga på den egna utvecklingen och prestationen.
Det är också viktigt att ha realistiska förväntningar. Lönesättning handlar i grunden om prioritering inom ett begränsat utrymme. Den naturliga frågan att ställa sig är: hur kan jag bidra mer, så att arbetsgivaren får ett ökat värde tillbaka?
Det handlar dock mindre om att fokusera på enskilda krontal och mer om att bevaka helheten. En uppgift som facket delar med HR, eftersom de tillsammans är processägare för löneprocessen i företaget.
I praktiken innebär det att fånga upp och lyssna på eventuellt missnöje bland medlemmarna, analysera det och föra det vidare till HR i syfte att förbättra processen. Facket har också en viktig roll i att samverka kring lönekartläggning och liknande aktiviteter, vilket kan ses som ett sätt att kvalitetssäkra att löneprocessen fungerar som avsett.