Tjänste­företag efterfrågar mer dialog om offentlig upphandling

Tidskrävande formalia, irrelevanta kravspecifikationer och en ständig jakt på lägsta timpris – det är återkommande kritik kring offentlig upphandling. – Lagen kom till med ett vällovligt syfte, men regelverket har blivit för komplext, säger Gunilla Persson, vd för AIX Arkitekter, som efterlyser en förändring kring LOU.

Almega-rapporten ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många leverantörer som verkar på marknader där det offentliga är en naturlig kund, avstår från att delta i upphandlingar, bland annat på grund av allt för stort fokus på lägsta pris.

För AIX Arkitekter som säljer högkvalificerade tjänster, är prispressen ett problem, menar vd Gunilla Persson:

– Våra tjänster upphandlas nästan alltid på timpris, men vad är egentligen definitionen av en timme? Den kan ju vara värt allt eller inget, beroende på vad som utförs och vem som gör arbetet.

Hon efterlyser mer diskussion kring pris och kostnader:

– Lägsta pris innebär inte alltid lägst kostnad. Risken för våra beställare är att om de prioriterar lägsta pris i ett anbud kan vi inte sätta våra bästa, mest erfarna medarbetare på just deras projekt. Och om det alltid är lägsta pris som ska styra har företagen inte möjlighet att utvecklas, vilket hämmar marknaden.

Efterlyser standardisering

AIX Arkitekter verkar inom stadsbyggnad, nybyggnad och ombyggnad samt inredning. Mellan 40 och 50 procent av den årliga omsättningen på cirka 100 miljoner kommer från uppdrag inom den offentliga sektorn. För två år sedan anställdes Ulrika Lindgren som anbudschef, för att kunna ta ett helhetsgrepp om frågan och hon tycker att Almega-rapporten väl ringar in problemen med dagens offentliga upphandling. Hon skulle vilja se en utveckling med mer standardiserade anbudsförfaranden, särskilt för mindre uppdrag:

– Den enskilde beställaren kanske inte vet att vi sitter med tio liknande upphandlingar under samma månad. En standardisering skulle underlätta för alla och säkra kvaliteten. Som det fungerar i dag kan ett anbud diskvalificeras av rena formaliafel. Tid är pengar och kan vi hitta fler standardiseringar för upphandling, särskilt för mindre uppdrag, finns mycket att vinna. Som det ser ut i dag kan upphandlingen av en slottsrenovering och pennor vara i princip lika omfattande, säger Ulrika Lindgren.

På önskelistan står även att finna nya vägar för hur kvalitet värderas.

– Vi förstår att det är svårt att bedöma kvalitet. Som upphandlare gör man allt för att inte riskera att bli ifrågasatt och riskera överprövning, som kostar både tid och pengar, vilket gör att man tar det säkra före det osäkra och låter priset fälla avgörandet, säger Ulrika Lindgren. Hon vill också se en förändring kring hur referenser ska lämnas:

– Som det är nu sliter vi hårt på våra gamla kunder, när de gång på gång ombeds göra sig tillgängliga för att svara på frågor. Det borde gå att hitta standardiseringar och att en referens kan göras skriftlig, vara giltig i till exempel sex månader och kunna skickas med i anbudet redan från början.

Mer kvalificerad utvärdering

Gunilla Persson lägger till att det även vore bra om utvecklingen kunde gå mot att utvärderingen av anbuden kunde ske närmare de beställande verksamheterna, istället för att som i dag i stor utsträckning ske på inköpsavdelningar.

– Det vi efterlyser är mer dialog och att de som ska upphandla tar sig tid att ha kontakt med branschen innan upphandling. Om utvärderingen av anbuden kan ske närmare de beställande verksamheterna blir det sannolikt också bättre, mer träffsäkert utfall redan från början.

Bransch- och arbetsgivarorganisationen Innovationsföretagen har tillsatt en arbetsgrupp, med Gunilla Persson som ordförande, som ska arbeta för att påverka utvecklingen kring LOU-upphandlingar i en bättre riktning.

– På grund av att det historiskt har funnits problem med upphandlingar, finns det i dag en beröringsskräck från upphandlarsidan som gör att branschperspektiven får svårt att komma fram. Det hoppas vi kunna ändra på. Om vi tänker på hur mycket tid – improduktiv – som i dag läggs ner på upphandling, finns det mycket att vinna på att förändra och förenkla regelverket, säger Gunilla Persson.