Förhandlingsteknik – tips och råd för framgångsrika förhandlingar
Få saker avgör utfallet av en tvisteförhandling så mycket som förberedelse och teknik. Peter Lindgren, förhandlare och utbildare i förhandlingsteknik på Almega, ger sina bästa råd kring vad man bör tänka på när man ska sätta sig vid förhandlingsbordet med facket, en advokat eller en anställd.
Peter Lindgren delar in en tvisteförhandling i fyra steg.
- Uppvärmning. Det sociala spelet före själva sakfrågan. Ett samtal om väder, vind eller senaste fotbollsmatchen gör det lättare att lära känna varandra innan budgivningen inleds. Det kan kännas onödigt, men ger ofta ett bättre resultat än att gå rakt på sak med en obekant motpart.
- Informationsutbyte. Parterna utreder varandras ståndpunkter: Hur resonerar ni? Vad menar ni med det här? Här argumenterar båda sidor och försöker förstå motpartens syn samtidigt som den egna förklaras. En tvist kan handla om allt från att en anställd ska lämna företaget till löne- och ersättningsfrågor eller skadeståndsanspråk, och i den här fasen klarläggs hur allvarlig saken är och vilken bevisning som finns. Försök först förstå motparten sedan att göra dig förstådd.
- Budgivning. Själva utväxlingen av bud. Den stora frågan för många är om det egna budet ska läggas först eller om det är bättre att avvakta. Peter Lindgren har en tumregel: är spelplanen känd för båda parter leder ett första bud oftast närmare målet. Är den däremot helt okänd är det bättre att avvakta.
- Avslut. Trådarna knyts ihop och, förhoppningsvis, undertecknas en överenskommelse.
Lösningen finns ofta mellan raderna, det vill säga i det motparten inte uttrycker rakt ut. Ett noggrant lyssnande avslöjar ibland att tvisten egentligen handlar om något annat än det som står på pappret. Att verkligen förstå vad motparten eftertraktar är därför ofta viktigare än att argumentera för sin egen sak.
Noggranna förberedelser är enligt Peter Lindgren minst lika viktiga som själva förhandlingstillfället. Innan du går in i rummet bör du:
- Föreställa dig motpartens situation. Vad skulle de vilja ha ut av det här? Vilka öppningar finns överhuvudtaget?
- Inge förtroende. Gärna redan i uppvärmningsfasen.
- Bestämma din röda linje i förväg. Hur långt är du faktiskt beredd att gå? Den gränsen är lättast att hålla om den är satt innan känslorna i rummet börjar påverka dig.
Tystnad i ett rum känns obekvämt, och vi fyller gärna ut den med egna påståenden. Ibland sådant vi inte tänkt säga. Använd den medvetet, låt motparten prata vidare efter att du förklarat din sak, så avslöjar den ofta mer än vad som var tänkt.
När du argumenterar, ange skälen först och slutsatsen sist. Säger du ”vi tackar nej till ert bud därför att…” och sedan håller en tio minuter lång motivering, har de flesta slutat lyssna efter första meningen. De har redan fått svaret. Vänder du på det, ”vi har tagit emot ert erbjudande, och så här tänker vi…”), håller du med dig lyssnaren hela vägen fram till slutsatsen.
Undvik också argumentförtunning. Har du ett riktigt bra argument, låt det stå för sig självt. Att lista på flera små och svagare tilläggsargument, i tron att det ”kryddar” och stärker saken, gör ofta tvärtom. Det försvagar helheten. Vilar din sak på en riktigt bra grund behöver den inte fler, svagare, argument runt sig.
Ibland fastnar båda sidor i ett dödläge som drar ut på tiden. Några sätt att ta sig vidare:
- Peka på att ingen vinner på att låsningen fortsätter.
- Hoppa över den svåra frågan och lös allt annat först. Ofta löser sig den sista, känsliga frågan när allt annat redan är klart.
- Lätta på stämningen. Ta en paus eller byt miljö.
- Gör en liten eftergift i en fråga du ändå hade varit beredd att släppa på slutet, för att få rörelse i samtalet.
- Sammanfatta tillsammans. Gärna på en white-board. Skriv upp vad ni faktiskt är överens om. När båda parter ser hur mycket som redan är löst och hur lite som återstår, löser sig ofta den sista biten av sig själv.
Ett annat råd, särskilt i individärenden, är att alltid försöka få ett motbud från motparten. Även om det inte är realistiskt. Ett motbud får ofta saker att börja röra på sig, eftersom motparten då åtminstone har börjat tänka tanken på en lösning. Utan något bud alls är det svårt att driva förhandlingen framåt.
När en uppgörelse närmar sig dyker det ofta upp en sista detalj att lägga till. Fler semesterdagar, att få behålla datorn eller telefonen. Glädjen över en affär i hamn gör det lätt att gå med på sådant som annars aldrig hade accepterats.
Precis som vid ett bostadsköp smyger det sig gärna in ett extra tillägg in när en deal känns nära. Håll därför den röda linje du satte i förberedelserna. Ett tydligt ”tyvärr, det är bara det här vi kan komma överens om idag” möts oftast med förståelse.
- Börja med uppvärmning – ett socialt samtal före sakfrågan ger bättre resultat.
- Förbered dig genom att föreställa dig motpartens situation och vad de egentligen vill ha.
- Bestäm din röda linje innan förhandlingen börjar – och håll den, även när något läggs till på slutet.
- Använd tystnaden, och var uppmärksam på att den kan användas mot dig.
- Ange skälen före slutsatsen, och undvik att späda ut starka argument med svaga.
- Fastnat i ett dödläge? Sammanfatta det ni är överens om, gärna skriftligt.
- Försök alltid få ett motbud – det får samtalet att röra sig framåt.