”Beställare följer inte alltid avropsordningen”

Du har vunnit ett ramavtal men får inga avrop. Problemet har uppmärksammats en del på sistone, bland annat lyftes det under ett runda-bordssamtal i Almedalen i år där vi diskuterade avtalsuppföljning. Jag möter ofta företag som har utmaningar med just myndigheters avrop från upphandlade avtal och har en del tips på hur du och ditt företag kan tänka om ni känner igen er i problematiken.

Processen hos myndigheten kan vara en av bovarna i dramat. Många myndigheter har en upphandlingsenhet som kan ha gjort allt korrekt genom hela upphandlingsprocessen, men när avtalet är tecknat går frågan ofta vidare till en beställare som är den som sedan faktiskt nyttjar avtalet. Där är det inte alltid säkert att kompetensen om hur avtalet är uppbyggt finns kvar, vilket kan leda till att avrop inte görs korrekt. Det sker kanske aldrig en förnyad konkurrensutsättning, eller beloppsgränserna efterlevs inte för när nya avrop ska ske. För ditt företag kan det innebära att uppdrag uteblir som ni egentligen har rätt till.

Om ni inte får några avrop trots att ni är tilldelad leverantör, är mitt råd att ni ska höra av er till myndigheten. Se till att få kontakt med den person som faktiskt gör avropen, och inte bara den som skötte upphandlingen. Fråga vilka avrop som har gjorts och vilka som planeras framöver. Ni har rätt att begära ut samtliga avrop som skett under avtalstiden.

En myndighet kan bli skadeståndsskyldig gentemot de tilldelade leverantörer som inte fått sina uppdrag i enlighet med upphandlingen. Kontakten med myndigheten kan därför få juridisk betydelse om det senare skulle bli en tvist, så det är alltid en fördel att tidigt ha upptäckt och försökt begränsa skadan. Myndigheten får också en chans att upptäcka felen i tid och att rätta sig.

Leder dialogen ingenvart återstår domstolen. Men den vägen behöver man sällan gå direkt, ofta kan det lösa sig genom att fråga.

Kristine Nordstrand Wieslander,
jurist och upphandlingsexpert,
Almega.