Inköp har direkt effekt på lönsamheten

På Postnord står inköp för 50-70 procent av omsättningen. Inköpsavdelningen har alltså en direkt effekt på företaget och spelar en viktig roll för lönsamheten.

Helena Brynolfsson

Ge inköpsfunktionen mer status

Helena Brynolfsson har jobbat med inköp i olika branscher i över 25 år i både små och stora bolag, nationella och internationella. Bland annat som Inköpschef på PostNord, Lantmännen och Pharmacia.

– Inköp är ett enormt spännande område och mycket är fortfarande ogjort, menar hon.

Generellt så står inköp för 50-70 procent av omsättningen. Inköpsavdelningen kan således ha en direkt effekt på företagets lönsamhet. 

– Om vi gör dåliga inköp så står vi oss inte i konkurrensen. Därför är det märkligt att det fortfarande är så få branscher som satsar och är riktigt duktiga på inköp. De som sticker ut är branscher med tuff konkurrens på marknaden såsom detaljhandeln och bilindustrin.

– När vi väljer att köpa in delar av vår verksamhet (som vi rimligen bedömt inte är vår kärnkompetens, men som ska ingå direkt eller indirekt i vårt erbjudande till kund) så måste det vara väl genomfört. Allt annat är slöseri.

Vad är viktigast för att lyckas med inköp?
– Det finns två viktiga förutsättningarna för att lyckas med inköp och det är kompetent personal och ledningens stöd. Kompetenta medarbetare som levererar och ledningens stöd i ord och handling.

Vad har du för tips till kommuner som vill bygga upp en inköpsfunktion?
– Först och främst anställ kompetent personal som kan inköp och analys. Gör sen en väl genomförd analys av hela inköpsvolymen. Ta reda på hur stor inköpsvolymen är, hur den fördelar sig på olika inköpsområden och leverantörer. Allt för att ta reda på hur det faktiskt ser ut. Det ger möjlighet till koll, kontroll och att utveckla en proaktiv inköpsstrategi. Genom att påvisa att det finns förbättringsmöjligheter som tidigare inte synliggjorts så finns det en möjlighet för kommuner att få pengar över att satsa på sina prioriterade områden.

Hur blir man en bra inköpare?
– Precis som alla andra områden så gäller det att arbeta med området praktiskt och att vara proaktiv. Ta reda på fakta både internt och externt för inköpsområdet, lär känna och förstå de inom din organisation som har behovet och sätt sen inköpsstrategi/upphandlingsplan eller förhandlingsagenda. Utmana och ifrågasätt nuvarande lösningar och var kreativ och innovativ. De gäller att kunna vara förändringsledare, projektledare och kommunikatör i ett. Glöm inte heller bort leverantörerna. Det finns en anledning varför vi valt att köpa in och inte göra tjänster/produkter själv. Följaktligen sitter våra leverantörer på den kärnkompetensen. Fråga dem hur behoven kan lösas eller hur ni kan bli mer innovativa.