”Sätt vi-perspektivet i centrum när arbetssättet ska planeras!”

När kontoren öppnar upp har organisationen ett guldläge för att skapa en bättre arbetsplats, menar ledarskaps- och organisationsforskaren Lena Lid Falkman – och höjer samtidigt en varningsflagg för ledningar som inte vill ta ansvar.

Läs även: Återgång till arbetsplatsen – checklistan för alla arbetsgivare

Det är en extra spännande tid just nu för Lena Lid Falkman, lärare och forskare på Handelshögskolan i Stockholm samt lektor i arbetslivsvetenskap på Karlstad universitet. För hon har länge riktat sin professionella blick på hur utformningen av den fysiska arbetsplatsen påverkar organisationens effektivitet och pandemin har fyllt på kunskapsbanken.

”Nu har vi en möjlighet att ta det bästa av det vi lärt oss om det digitala arbetssättet och förena det med allt vi har saknat under pandemin, det som sker i det sociala samspelet när vi träffas”, säger Lena Lid Falkman.

Många talar om ”återgången till arbetsplatsen”, men Lena Lid Falkman undviker helst det uttrycket eftersom hon vill att fokus ska ligga på möjligheten till utveckling, snarare än gamla arbetssätt när de fysiska kontoren öppnas upp igen.

”Oavsett om man kallar det återgång eller inte, är det frågor som alla funderar över just nu. Vissa chefer vill detaljstyra, andra satsar fullt ut på individens frihet att själv bestämma. Generellt kan man säga att fler chefer ha tillbaka medarbetarna på kontoret och fler medarbetare har kvar flexibiliteten, vilket bäddar för en potentiell krock.”

Läs även: Återgång till arbetsplatsen – hr-chefen guidar dig

Våga mer individanpassning

Det finns olika skäl till att en chef hellre ser att medarbetarna arbetar på kontoret än hemma, vilket kan handla om allt från egna preferenser till hur det påverkar verksamheten i stort. Men den stora frågan som behöver lyftas fram, menar Lena Lid Falkman, är hur kontoren kan bli mer individanpassade.

Redan före pandemin har allt fler gått mot aktivitetsbaserade kontor och nu är det dags att ta ytterligare ett steg i den utvecklingen, menar hon. I stället för att vara rädd för att ge olika medarbetare olika förutsättningar, är det något som bör hanteras strategiskt:

”Svenskar är livrädda för orättvisa, men rättvist kan vara att man får det man behöver, inte att alla har precis lika. Någon som arbetar regelbundet med analysarbete kan behöva en fast arbetsplats på kontoret med flera skärmar, medan en annan har större nytta av stora gemensamma ytor för projektarbete med tillgång till whiteboards och en tredjes hemsituation gör fokuserat arbete omöjligt på grund av tonårsbarn som stojar vid dataspel och konkurrerar om bandbredden och så vidare. Vi måste våga hantera olikheter och även om vi behöver bli bättre på att skapa det sociala kittet får inte utvecklingen gå mot att kontoret blir ett enda stort café!”

Låt målet styra formen

Pandemin tvingade samhället till en digital snabbspolning. Vi lärde oss att det går att arbeta på distans och det tidigare styvmoderligt behandlade digitala mötet har fått upprättelse och utvecklingspotential:

”Jag pratade med ett företag som har en stämpel för möten som är ’walker friendly’, där deltagaren behöver vara aktiv, men inte med kameran påslagen. För en person som har fyra-fem möten på en dag kan det göra stor skillnad för arbetsmiljön om ett av dessa möten sker under en promenad eller när man ligger ner i soffan.”

Lena Lid Falkman menar att fler borde arbeta aktivt med att låta agendan styra mötestekniken:

”Alla behöver till exempel inte vara med hela mötestiden och är syftet med mötet att informera kanske det i stället ska utformas som en inspelning, där medarbetarna kan titta på vid den tidpunkt som passar individen bäst.”

Läs även: Återgång till arbetsplatsen – förbered din kommunikation

Ducka inte ledaransvaret

Det aktiva förhållningssättet är nyckeln även när riktlinjerna för arbetet ska organiseras när arbete på det gemensamma kontoret blir möjligt igen, säger Lena Lid Falkman:

”Företagsledningen måste ta övergripande ansvar för arbetssättet. Och chefen ska lyssna in medarbetarna, men också ha en egen idé och plan. Vi är generellt sett pigga på att tänka på vad som är bäst för just oss, det gäller såväl medarbetare som chefer. Men det är viktigt att sätta vi-perspektivet i centrum när arbetssättet ska planeras – vad blir bäst för teamet?”

Risken när strategin kring arbetssättet saknas är att det skapas orättvisa mellan olika arbetsgrupper, om beslutet läggs helt i händerna på mellanchefer med olika syn på hur arbetet ska utföras, menar Lena Lid Falkman.

”Min uppmaning till ledningsgruppen är: ta er i kragen, visa på riktning genom att kommunicera en policy och låt sedan teamet ta beslut om hur de ska genomföra den på bästa sätt.”

 

Tre tips till chefen när kontoren öppnar:

  1. Be dina medarbetare att själva fundera över vad som har fungerat bra med att arbeta på distans och vad som fungerar bättre på ett kontor, för att få en bild av hur de vill jobba. Ut ifrån detta tänker du ut en gemensam riktning som tar hänsyn till gruppens bästa.
  2. Inventera vad som bäst kan göras digitalt och vad som lämpar sig bäst för fysiska möten. Kommunicera sedan tydligt vad företagets övergripande hållning är i dessa frågor.
  3. Se till att ta det bästa av båda världar – både digitalt och fysiskt – för att skapa en nystart för organisationen. Gör tydligt hur kontakten med dig som chef och andra medarbetare ska ske och att diskutera hur gränserna för arbetet ska dras när arbetsplatsen förläggs till hemmet.

 

Vill du lära dig mer på temat? Missa inte vårt webbinarium den 28 september Inför återgången till arbetsplatsen – vår arbetsmiljöexpert tipsar.