”Var är mitt kontor?” – Detta gäller när arbetsplatsen förändras

Arbetslivet är under förändring. Arbetsplatsen förändras likaså. Nils Bergh, arbetsrättsjurist på Almega, reder ut några av de frågor som kan uppkomma när kontoren möbleras om.

De flesta människor ogillar förändringar, en del mer än andra. Men är det något som pandemin har fört med sig så är det förändringar – av värderingar, attityder och beteenden. Även arbetslivet har ställts på ända. Och trots att vi nu lämnar restriktioner och rekommendationer bakom oss, kommer den väntande arbetsplatsen för många inte vara densamma som innan pandemin.

Vi känner nog alla igen typen, eller kanske har liknande drag själva: Var är min plats, den som jag alltid har haft? Var ska jag ha mina papper? Jag vill verkligen inte jobba hemma. Om jag måste jobba hemma vill jag ha högre lön. Nils Bergh, arbetsrättsjurist på Almega, reder ut det rättsliga i frågeställningarna.

Om en medarbetare sedan anställning alltid haft en egen plats, får arbetsgivaren ta bort denna?

– Det är arbetsgivarens lokaler och arbetsgivaren som bestämmer hur dessa ska utnyttjas. Samtidigt ska arbetsplatsen vara utformad så att de anställda har en god arbetsmiljö. Vad som är en god arbetsmiljö och hur arbetsplatsen ska se ut beror på en mängd olika saker, exempelvis vilka arbetsuppgifter medarbetaren har. Svaret på frågan är med andra ord inte helt enkelt utan ytterligare detaljer. Självklart ska en arbetsplats inte tas bort utan att medarbetaren informeras samt att förändringen motiveras. Det är inte otänkbart att man som arbetsgivare behöver titta på ytterligare arbetsmiljöåtgärder kring den nya situationen.

En medarbetare har vid sin kontorsplats alltid förfogat över ett stort dokumentarkiv, får arbetsgivaren minska eller flytta detta?

– Svaret påminner om det föregående. Så länge arbetsgivaren inte flyttar dokumenten till en annan plats i lokalen i strid med gällande arbetsmiljöregleringar är beslutet arbetsgivarens. Det viktiga är att på förhand informera och motivera förändringen så att det exempelvis inte upplevs som kränkande särbehandling samt att medarbetaren vet var dokumenten fortsättningsvis återfinns.

Om en medarbetare vill jobba 100 procent på kontoret, kan arbetsgivaren kräva distansarbete under vissa dagar?

– Grundregeln är förstås att avtal ska hållas. Om det står i anställningsavtalet att arbetet ska utföras måndag till fredag på kontoret, så gäller således detta. En arbetsgivare som ställer om till att medarbetarna istället ska jobba hemma vissa dagar, får öppna en dialog med medarbetarna om en justering av anställningsavtalet. Att hitta en gemensam lösning är såklart bäst och det absolut vanligaste är att de inblandade kommer överens. Samtidigt har arbetsgivaren, inom ramen för en omorganisation, möjligheten att säga upp de befintliga tjänsterna och utlysa nya tjänster, med nya villkor för var arbetet ska utföras. Det är både juridik och personalpolitik inblandat i de ställningstaganden som arbetsgivarna får göra. Under pandemin har myndighetsrekommendationerna varit grunden till hemarbete.

Kan en medarbetare kräva högre lön om vid krav på hemarbete med tanke på kostnaderna för kaffe och frukt?

– Nej, privata kostnader som du skulle haft oavsett var arbetet utförs får du betala. Kaffe och fruktkorg är inte en del av anställningsavtalets villkor, utan frivilligt för arbetsgivaren.

Vid krav på hemarbete, kan en medarbetare kräva ersättning för hyra och bredband?

– Det generella svaret är nej, kostnaderna är privata och sådana du skulle haft ändå. Samtidigt kan det finnas speciella situationer där arbetets utförande kräver vissa förutsättningar som inte redan finns i hemmet, och som då skulle kunna ge rätt till kostnadstäckning från arbetsgivaren. Det kan exempelvis vara kostnader för utökad bredbandskapacitet om medarbetare arbetar med ett väldigt krävande IT-system eller liknande, men i normalfallet täcks inte hemkostnader.