Bädda för en bättre arbetsdag

Genom att acceptera att vi har begränsningar kan vi lättare uppnå våra målbilder. Det säger arbetslivs- och organisationsforskaren och ger tips hur du kan ta den snabbaste vägen till ett framgångsrikt självledarskap.

I sin bok ”Ostörd – principer för en skärpt arbetsdag” börjar forskaren Gisela Bäcklander med en brasklapp: självledarskap är ingen lösning för den som befinner sig i en dysfunktionell organisation. Men med det sagt finns det mycket som individen kan göra för att ge sig själv de bästa förutsättningarna för att uppnå sina arbetsmål. Till att börja med uppmanar Gisela Bäcklander oss alla att acceptera människans kognitiva begränsningar:

– Att du har en viss kognitiv maxkapacitet innebär att du måste vara ekonomisk med dina resurser. Sitter du till exempel i en stökig miljö tar det ut en skatt på din kapacitet. Och ska du koncentrera dig på en uppgift, men vet att du kan bli störd av ett väntande telefonsamtal, kommer en del av din mentala kapacitet gå åt till att förhålla dig till det avbrottet redan innan det har hänt.

Planera tillgängligheten

Att kontrollera miljön du befinner dig i är alltså en god idé. Genom att redan i förväg sätta upp ramar för när avbrott ska tillåtas – till exempel genom att bestämma fasta tider då du är tillgänglig på telefon eller när du ska kontrollera mejlen  – minskar din förväntansoro.

– Det här kan vara särskilt användbart för dig som är chef. Genom att tydligt definiera när du är tillgänglig för dina medarbetare, minskar du oron för att bli störd när du behöver fokusera på en viss arbetsuppgift, säger Gisela Bäcklander. Hon påpekar att den strategin faktisk ofta leder till att man upptäcker att startsträckan för att hitta fokus blir kortare.

Koll på energikostnaden

Eftersom olika uppgifter kräver olika mycket energi, är det klokt att planera sin dag utifrån vad som kräver mest respektive minst kapacitet. Att ta beslut kräver mycket av våra kognitiva resurser, så om vi vet att förmiddagen innehåller ett viktigt möte som så att säga ”bränner upp” mycket beslutsenergi, kan det vara klokt att låta eftermiddagen innehålla fler rutinartade arbetsuppgifter.

Gör restaurangköket till förebild

Var du befinner du påverkar som sagt hur väl du kan fokusera på en uppgift, därför kan det vara klokt att experimentera med olika signaler i den fysiska miljön. Att flytta till en annan plats på kontoret för en ny uppgift eller att sätta upp en papperslapp med en uppmaning till dig själv, som för tankarna tillbaka till frågan du ska jobba med just nu.

Det finns också vinster med att göra en noggrann planering i förväg innan du påbörjar arbetspasset. På samma sätt som kockar i restaurangkök ser till att råvarorna finns färdigpreparerade innan rätten ska tillagas – så kallad mis-en-place – gynnas fokuskrävande arbete av att benas upp i delmoment. Att din uppgift är tydlig och konkret hjälper till att avlasta dig kognitivt. Du får mer utrymme till att arbeta med lösningar, när du slipper ägna inledningen av arbetspasset åt att fundera på i vilken ände du ska börja angripa problemet.

– Genom att sätta ramarna först, tvingas du dessutom automatisk att prioritera. Det finns ideal om att vi borde låta den inre disciplinen styra, som om det vore fusk att ta hjälp av yttre faktorer, men jag ser det snarare som att jag tar yttre hjälp för att nå mina mål. För att nå önskat resultat måste jag ta hänsyn till hur jag fungerar och anpassa omständigheterna utifrån det.