I tider av varsel och uppsägningar ställs företagens ledarskap, rutiner och kommunikation på sin spets.

– Ska en neddragning skötas professionellt finns det många saker att tänka på. Ett av målen bör definitivt vara att personer som slutar ändå fortsätter att vara goda ambassadörer för företaget, säger Eva Gotthardson, som har 20 års erfarenhet som karriärkonsult.

Hon påpekar att Sverige är ett relativt litet land, där uppsagd personal kan behöva återanställas när konjunkturen vänder. En annan möjlighet – särskilt i kunskapsintensiva branscher – kan vara att den uppsagde dyker upp som kund eller leverantör till sin tidigare arbetsplats, eller åtminstone känner ett antal personer i den kretsen.

– En uppsagd person som känner sig illa behandlad kan ha stor påverkan både på sina gamla kolleger och på andra kontakter i branschen. Därför finns det många skäl, vid sidan av de rent mänskliga, till att separationer av det här slaget bör hanteras på ett genomtänkt sätt, säger Eva Gotthardson.

En av de åtgärder som kanske framför allt tjänsteföretag brukar ta till är att ordna avgångssamtal med de uppsagda. Det kan samtidigt vara ett tillfälle att ta vara på konstruktiv kritik och förslag på verksamhetsförbättringar.

Ofta befinner sig den uppsagde i en friare position än som anställd och kan därmed tala mer öppet om verksamheten. I förlängningen kan det generera information som visar sig bli värdefull i företagets utvecklingsarbete.

– Jag brukar rekommendera att avgångssamtalen genomförs av en extern konsult, personalchefen eller en HR-person. Går det inte att ordna ett möte kan det även fungera med en telefonintervju efter avslutad anställning, säger Karin Häggström, en av grundarna till företaget Vitavia som erbjuder personalchefstjänster på entreprenad.
Hon framhåller att det är en styrka om samtalsledaren har utbildning i till exempel beteendevetenskap. Dessutom blir samtalen oftast mer öppna och mindre laddade om de leds av en person som ses som mer neutral än den närmaste chefen.

Tillsammans med några kolleger har Karin Häggström utvecklat en checklista som kan användas i samband med avgångssamtal (se ovan).

– Som uppsagd vill du kanske inte delta i den här sortens samtal och det är något som företaget måste respektera. Men om det går att hitta bra vägar för att kommunicera kan samtalet bli givande för båda parter.

Hon betonar att samtalen bör vara strukturerade och följa en viss mall. Svaren bör behandlas konfidentiellt och redovisas till ledningen i en sammanställd och avidentifierad form.

– Det kan förstås vara svårt att uppfylla på ett mindre företag. Men om det går brukar jag ta för vana att presentera materialet i form av stapeldiagram med kommentarer.
Under själva varsel- och uppsägningsprocessen bör det dock vara de uppsagda medarbetarnas närmaste chef som förmedlar den viktigaste informationen. Det anser både Karin Häggström och Eva Gotthardson.

– För ledningen gäller det att stötta cheferna, så att de i sin tur kan stötta medarbetarna. Chefen måste bli trygg i sig själv, våga vara chef och få tillgång till rätt verktyg.

Enligt Eva Gotthardson kan företaget vinna på att samla chefer och företagsledning. Hon anser att ett sådant seminarium bör ledas av en konsult eller en erfaren chef.

– Här kan cheferna få chans att öva på samtal och metodik. Samtidigt bör de få tillfälle att ventilera sina synpunkter om neddragningarna och få en ordentlig bakgrund till varför de görs. Cheferna behöver en helhetssyn kring företagets mål, strategier och bemanning, säger Eva Gotthardson.

Hon råder också cheferna att vara tydliga inför medarbetarna, och att inte dra ut på uppsägningsprocessen.

– Chefer kan få en otrolig vånda av att behöva säga upp gamla trotjänare. Särskilt känsligt kan läget bli på mindre företag, eller på mindre orter. Men det enda raka är att säga som det är, och att inte förhala besluten.

LENA LIDBERG

Artikeln är publicerad i nummer 2/2009 av Almegatidningen